Курсовая работа: Теорія документно-інформаційних потоків

транзитивність - проходження через проміжні документні системи;

нескінченність - постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;

нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

термінальність - призначеність для відбору та кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;

скінченність - обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

стабільність - пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування.

Прагматичні властивості ДП та М - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергетичність.

Стохастичність (імовірність) формування ДП та М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП та М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.

Керованість як властивість ДП та М розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП та М змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість ДП та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсуум знань людства.

Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті ДП, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність ДП та М виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у ДП. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, кумулюванням документів.

Якщо характеристики ДП та М піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри ДП та М:

зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік або масив;

структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів та їх індексація, створюватися система довідково - пошукового апарату;

режим функціонування - визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні ДП та М.

До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці чи масиві, належать: обсяг ДП та М у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься); пропускна спроможність каналів зв'язку, засобів створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість ДП та М визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість - кількістю їх екземплярів.

Функції ДП та М - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування ДК суспільства.

Базисною функцією є інформативна - забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію - інформативну - ДП та М як система постійно пристосовується до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

Основна функція ДІЇ - комунікативна - забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція ДМ - кумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства.

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП та М, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання ДП та М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов'язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) - забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП та М;

управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;

утилітарна - використання ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятися як система конкретних функцій - культурно-освітньої, прагматичної, гедонічної, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін. Наприклад, 12 - 14 % всіх створюваних у суспільстві ділових документів надходять на постійне зберігання до державних архівів - цей ДП містить історичні відомості про розвиток суспільства, тому виконує функцію історичного джерела.

Таким чином, ДП та М відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. їх знання дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК, зважати на об'єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

Структура – сукупність стійкихзв'язків об'єкта, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей. Структурування - це визначення внутрішньої будови об'єкта вивчення, встановлення зв'язків та співвідношень між його складовими.