Курсовая работа: Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства

- забезпечується незалежнiсть даних вiд пpогpам;

- для пошуку, доповнення та модифiкацiї даних застосовуються спiльнi засоби;

В самій суті база даних - це набір записів та файлів, організованих особливим образом. В комп’ютері, наприклад, можна зберігати прізвища та адреси друзів, або клієнтів.

Один із типів баз даних – це документи,набрані за допомогою текстових редакторів та сгруповані по темах. Інший тип – файли електроних таблиць, об’єднані в групи по характеру використання.

Основними та невід'ємними властивостями баз даних є такі:

- для даних допускається така мінімальна надлишковість, яка сприяє їх оптимальному використанню в одному чи кількох застосуваннях;

- незалежність даних від програм;

- для пошуку та модифікації даних використовуються спільні механізми;

- як правило, у складі бази даних існують засоби для підтримки її цілісності та захисту від неавторизованого доступу;

- забезпечується цiлiснiсть та захист вiд неавтоpизованого доступу.

Система управління базами даних надає повний контроль над процесом визначення даних, їх обробкою та використанням. Система управління базами даних також істотно полегшує обробку великих об’ємів інформації, які зберігаються в багаточисленних таблицях.

Різноманітні засоби системи управління базами даних забезпечують виконання трьох основних функцій: визначення даних, обробка даних та оперування даними.

Дані – це набір різнорідної неорганізованої інформації, подібний до рахунків, кинутих у ящик столу, або сюжету останього поганого роману. Для того щоб дані стали корисними, потрібний засіб управління ними – система управління базою даних.Тому потрібно упорядкувати усі розкидані рахунки з тим, щоб можна було легко знайти те, що потрібно в даний момент. Організований набір даних і є базою даних.

Переваги комп’ютерної бази даних :

- Комп’ютеризована база даних – швидка. Навіть якщо у вас усього декілька сотен рахунків,то вам потрібно багато часу, щоб найти потрібну. З електроною базою даних ви найдете вірний шлях для пошука необхідних даних на протязі декількох секунд.

- Комп’ютеризована база даних – потужна. Навіть величезна папка не зможе умістити записи про тисячі співробітників та продані товари. А електронна база даних може підтримувати на жорсткому диску вашого комп’ютера стільки записів скільки вам необхідно одну, сотню, мільйон.

- Комп’ютеризована база даних – розумна, так як може робити висновки. Тому, якщо вона використовується для ведення бізнесу, вона у повній мірі може вести фінансові справи. Її можна використовувати, наприклад, для підрахунка доходів, які отримуються від певного виду діяльності.

Електронні таблиці та текстові документи є чудовими засобами для вирішення так званих “однокористувачевих” задач, але вони погано пристосовані для сумісного користування даними.

Електронні таблиці також корисні в якості шаблонів для простих форм вводу інформації, але, якщо необхідно провести комплексну перевірку даних, то тут їх функцій явно недостатньо. Наприклад, електронна таблиця чудова в якості шаблона для рахунка фактури у невеликій фірмі.

Але, якщо з розширенням бізнесу починає збільшуватись кількість співробітників, що вводять у комп’ютер закази, то без бази даних вам не обійтись. Так само електронна таблиця може використовуватись на великих підприємствах для підготовки співробітникам звітів про свої витрати, але для створення загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні збиратися у базі даних.

Коли виникає необхідність колективного використання інформації,справжня система управління базами даних дає можливість захищати інформацію від несанкціонованого доступа так, що право продивлятись дані або вносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.

1.2. Проектування бази даних

Проектування баз даних є складним творчим процесом, успішне здійснення якого вимагає від виконавця високого рівня сформованості основних прийомів розумової діяльності – аналізу, синтезу, порівняння, абстрагування й узагальнення.

Для успішного, свідомого і творчого використання інструментарію, що надається сучасними інформаційними технологіями опрацювання даних, спеціалісту необхідні глибокі знання теоретичних основ, на яких ґрунтуються ці технології, вміння досліджувати предметну галузь і проблемне середовище створюваного банку інформації, а не тільки володіння прийомами роботи з певним програмним засобом.

Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об'єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.

Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об'єкти, їх властивості та зв'язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.

Одним із найскладніших етапів у процесі проектування бази даних є розробка таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми тощо), не завжди дають повне уявлення про структуру таблиці. У разі проектування таблиць зовсім не обов'язково використовувати систему управління базою даних. Спочатку краще розробити структуру на папері.

Архітектурно система управління базою даних складається з двох великих компонент (дод.А). За допомогою мови опису даних створюються описи елементів, груп та записів даних, а також взаємозв'язки між ними, які, як правило, задаються у вигляді таблиць. В залежності від конкретної реалізації система управління базою даних мову опису даних підрозділяють на мову опису схеми бази даних та мову опису підсхем бази даних. Слід особливо зазначити, що мова опису даних дозволяє створити не саму базу даних, а лише її опис.

Бази даних містять різні об’єкти, але основними об’єктами будь-якої бази даних є її таблиці. По-перше, в таблицях зберігаються всі дані, які містяться в базі. По-друге, таблиці зберігають структуру бази (поля, їх типи і властивості). У кожній з таблиць є ключове поле, дані в якому повторюватися не можуть.