Курсовая работа: Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства

ВСТУП

РОЗДІЛ 1.Основи роботи з базами даних

1.1 Поняття бази даних та систем управління базою даних

1.2 Проектування бази даних

1.3 Робота з базами даних робітників служб документаційного забезпечення управління

1.4 Використання баз даних в роботі діловода

РОЗДІЛ2.Використання баз даних та інформаційно-пошукових системдля раціонального ведення діловодства на прикладі Криворізької районноїадміністрації

2.1.Особливості загальної організації діловодства в установі

2.2. Напрямки оптимізації діловодства районної Криворізької адміністрації

2.3. Шляхи створення комп’ютерно-інформаційної системи для робот із документами районної Криворізької адміністрації

2.4. Автоматизація роботи канцелярії та машбюро

ВИСНОВКИ

ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ

ВСТУП

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Система управління базами даних надає повний контроль над процессом визначення даних, їх обробкою та використанням. Система управління базами даних також істотно полегшує обробку великих об’ємів інформації, які зберігаються в багаточисленних таблицях.

Відсутність необхідності рукописним способоим розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації, істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques).

Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Традиційна система діловодства, що існує в Україні, потребує особливих методів вирішення проблем з точки зору комп’ютеризації.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і присвячена дана робота.

Метою написання курсової роботи є вивчення теоретичних основ щодо баз даних та інформаційно-пошукових системам та практичнее застосування для оптимізації документообігу організаці.

Предметом курсової роботи виступає процес використання баз даних та інформаційно-пошукових систем в роботі з документами.

Об’єктом курсової роботи автоматизація документообігу на прикладі Криворізької державної районної адміністрації.

Під час написання роботи я використовувала навчальну та науково-методичну література з вивчаємого питання.

РОЗДІЛ 1. Основи роботи з базами даних

1.1. Поняття бази даних та систем управління базою даних

Відомі два підходи до організації інформаційних масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних.

База даних - це сукупнiсть взаємопов'язаних даних, що збеpiгаються pазом, пpи чому:

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--