Курсовая работа: Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства

Якщо структура бази даних добре продумана, поля розподілені за базовими таблицями, ключові поля і типи міжтабличних зв’язків правильно вибрані, і ці зв’язки встановлені, то можна вважати, що в цілому базу даних створено. Така основа дає можливість легко працювати з іншими об’єктами бази даних, тобто формувати запити, створювати різні типи форм, звітів.

Система управління базою даних Microsoft Access надає дуже зручні засоби створення об’єктів. Тому розробка таблиць, визначення властивостей полів не викликає значних проблем. Причому при створенні таблиць рекомендується працювати в режимі Конструктора, а при розробці форм і звітів краще користуватися автоматизованими засобами, які надають Майстри.

В основі організації бази даних є модель даних, яка визначає правила, у відповідності з якими структуруються дані. За допомогою моделі представляється велика кількість даних і описуються взаємно зв’язки між ними.

Найбільш поширені такі моделі даних: ієрархічна, сітьова, реляційна.

В ієрархічній моделі зв'язок даних "один до одного" (1:1) означає, що кожному значенню (екземпляру) елемента даних А відповідає одне і тільки одне значення, пов'язаного з ним елемента В. Наприклад, поміж такими елементами пар даних, як код готової продукції і її найменуванням є вищезазначений зв'язок, так як тільки кожному коду продукції відповідає одне її найменування.

В сітьовій моделі зв'язок "один до багатьох" (1:В) означає, що значенню елемента А відповідають багато (більше одного) значень, пов'язанню з ним елементів В. Наприклад, поміж елементами даних "код виробу" (елемент А) і "кодом матеріалів" (елементи В) існує такий взаємозв'язок бо на виготовлення одного виробу використовується багато різних матеріалів.

В реляційній моделі зв'язок "багатьох до багатьох" (В:В) указує на те, що декільком значенням елементів даних А відповідає декілька значені елементів даних В. Наприклад, поміж елементами даних "код операції технологічного процесу" і "табельний номер працівника" існує зазначені взаємозв'язок, так як багато операцій технологічного процесу можуть виконувати різні працівники (табельні номери) і навпаки.

1.3. Робота з базами даних робітників служб документаційного

забезпечення управління

В даний час існує багато систем управління базами даних. Серед них програма Microsoft Access 2000 займає одне з перших місць по популярності. Причиною цього є те, що дана програма входить до складу пакета Microsoft Office, тобто добре інтегрована з іншими популярними продуктами фірми Microsoft. Це означає, що Access підходить для рішення задач якщо не більшості, то, принаймні, значній частині користувачів.

Для ведення документообігу на підприємстві Access підходить оптимально, оскільки не тільки дає можливість самостійно коректувати бази даних, айне потребує складних спецефічних знань програмування та є простою в застосуванні.

Access добре зарекомендував себе при використанні в мережі. Безсумнівним достоїнством Access є те, що ця програма створювалася відразу для Windows і тому не містить у собі обмежень, обумовлених "спадщиною MS-DOS".

Для того, щоб почати роботу з базою даних, слід завантажити MicrosoftAccess. На екрані з’являється вікно-запрошення, яке пропонуєзробити наступний вибір: створити нову базу даних, або відкритиіснуючу.

Початкове вікно відрізняється простотою та лаконічністю. Шість вкладок цього вікна представляють шість видів об’єктів, з якими працює програма.

Таблиці – основні об’єкти бази даних. Утворення бази даних починається з утворення таблиці. Цей процес полякає у завданні її полів та зазначенні їх властивостей. Воно починається з натискання на кнопці Утворити у вікні База даних.

Є декілька методів створення нової таблиці, які відрізняються рівнем автоматизації. Самий автоматичний спосіб полягає у імпорті таблиць з другої бази даних, можливо, утвореної в іншій системі. В залежності від обставин з імпортує мої таблиці може поступити структура полів, їх назва та властивості, а також і зміст бази. Якщо щось імпортується не зовсім так, як треба, потрібні правки заносять вручну.

В тих випадках, коли мова йде про чужу таблицю, яка знаходиться на далекому серверу і яку не можливо імпортувати повністю, використовують режим Зв’язок з таблицями. Це нагадує підключення до таблиці для загального користування її даних.

Таблиці баз даних не являються самостійними документами. Сама база – це документ. Їй відповідає файл на диску, і можливо зробити його копію. Структура таблиць – також документ. В деяких системах вона має окремий файл, а в деяких такого файла не має, але структура таблиць входить у склад загального файла бази даних наряду з за просами, формами та іншими об’єктами.

Зміст таблиць не можливо сохранити присудковою командою або відмовитися від його сохраніння. Усі зміни в таблицях сохраняються автоматично в режимі реального часу.

Для утворення зв’язків між таблицями є спеціальне діалогове вікно, яке має назву Схема даних.

Це вікно відкривають натисканням на кнопці панелі інструментів або командою Сервіс – Схема даних. Якщо раніш ніяких зв’язків між таблицями не було, то при відкритті вікна Схема даних відкривається вікно Добавлення таблиці, в якому можна обрати потрібні таблиці для включення їх в структуру між табличних зв’язків.

Якщо зв’язки між таблицями вже були задані, то для введення в схему даних нової таблиці треба клацнути правою кнопкою на схемі даних і в контекстному меню обрати пункт Добавити таблицю. Ввівши в схему даних усі таблиці, які треба зв’язати, можна приступати до утворення зв’язків між полями таблиць.

Зв’язок між полями встановлюється шляхом перетаскування імені поля із однієї таблиці в іншу на відповідне йому зв’язане поле. Після перетаскування відкривається діалогове вікно Зв’язки, в якому можна задати властивості утвореного зв’язка.

Запити існують для доступу к даним, це дуже гибкий та зручний засіб. Для однієї таблиці можна створити багато різних запитів, кожний з яких зможе брати із таблиці лише невелику частину інформації, але ту частину, яка в даний момент необхідна. У результаті роботи запита із загальної бази формується результативна таблиця, яка містить частину загальної інформації, відповідну запиту.

Важливою властивістю запитів є те, що при утворенні результативної таблиці можна не тільки обирати інформацію із бази, але й обробляти її. При роботі запиту данні могуть впорядковуватися, фільтруватися, розподілятися, та при цьому ніяких змін в базових таблицях може не відбуватися.

Ще однією цікавою властивістю запитів є їх можливість виконувати стогові обчислення. Запит може не тільки видати результативну таблицю, але й знайти середнє значення по якомусь полю.

Існує багато різних видів запитів, але самі прості з них та ті, які використовуються найчастіше, - це запити на вибір. Ціль запита на вибір полягає в утворенні результативної таблиці, в якій відображаються тільки необхідні за умовою запиту данні із базових таблиць. Як і інші об’єкти, запити можна створювати автоматично за допомогою Майстра або вручну

Форма являє собою якийсь електронний бланк, у якому є поля для уведення даних. Складач уводить дані в ці поля, і дані в автоматично заносяться в таблиці бази.

Форма складається із численних елементів керування, і від того, наскільки акуратно ці елементи розташовані на екрані, залежить зовнішній вигляд форми. Автоматичні засоби дозволяють створювати акуратні форми й не задають користувачеві зайвих питань. Починати краще починати з них.