Лабораторная работа: Документирование управленческой деятельности 2

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

2. Роль номенклатуры в формировании дел.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями, должностными лицами организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Цели создания:

· закрепляет классификацию, группировку исполненных документов дела;

· закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

· служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

· является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

· становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая , примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной , индивидуальной.

В крупных иерархических системах управления для достижения единства классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел , устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые они распространяются. Создается в управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается.

Конкретная номенклатура дел составляется в каждой организации на основе типовых и примерных номенклатур.

Задания

1. Проанализируйте следующие заголовки дел и определите пра­вильность их составления:

Основные требования к составлению заголовка - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

· название документа (приказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

· автор документа (название организации, структурного подразделения);

· корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

· вопрос или краткое содержание документов дела;

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность дела.

Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):

· Приказы генерального директора и заместителя генерального ди­ректора по основной деятельности и личному составу

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.