Лабораторная работа: Лабораторная работа по Информатике 4

Изменение внешнего вида таблицы без изменения ее содер­жимого называется форматированием. В Excel имеются бога­тые возможности форматирования, благодаря которым таблица принимает удобный для восприятия вид. Форматирование включает в себя такие операции, как изменение ширины строк и высоты столбцов таблицы, выбор типа шрифта, его размера и начертания, выравнивание содержимого ячеек, выбор представ­ления чисел, обрамление ячеек и выделение их цветом. Мы не будем подробно изучать весь арсенал форматирования в Excel, так как наша основная задача - научиться проводить в Excelрасчеты.

Создайте новую рабочую книгу Форматирование.xls.

1. Общие сведения.

Команды форматирования сосредоточены в меню "Формат ". Наиболее часто используется команда меню "Формат / Ячейки " (полезно запомнить для нее комбинацию клавиш Ctrl+1 ). Разу­меется, эту команду можно применить сразу к блоку, предвари­тельно выделив его. Наиболее важные команды привязаны к кнопкам панели инструментов "Форматирование ".

Excel предоставляет возможность очень быстро оформить список по вашему вкусу. Для этого нужно применить команду меню: "Формат/Автоформат".

ПРИМЕР 1.

Автоформатирование таблицы. Скопируйте из рабочей книги Адресация.xls таблицу с рабочего листа "Фирма ". Выделите какую-нибудь ячейку в таблице. В меню выберите команду "Формат / Автоформат ". Выберите один из списка форматов. Испытайте, например, "Классический 1 ". Многие из предлагаемых в списке форматов используют затенение и цветной фон в оформлении ячеек. Этого нужно избегать - и порошок в лазер­ном принтере расходуется бесполезно, и читать труднее.

Как избавиться от наложенного на таблицу формата? Нужно выделить таблицу и выбрать в меню команду "Правка / Очи­стить / Форматы ".

Когда Вы удаляете содержимое ячейки или блока нажатием на клавишу Del , то наложенный формат сохраняется. Полная очистка и содержимого, и форматов - команда "Правка / Очи­стить / Все ".

2. Числовые форматы

Общий формат . Если Вы не наложили на ячейку какого-либо числового формата, то в ней используется так называемый общий формат.

Перейдите на новый рабочий лист. Введите в ячейку А1 число 525687 . Оно отображается точно так же, как хранится в ячейке. В ячейку В1 введите 00253 - ведущие нули исчезнут. В С1 введите ,34 - появится 0 перед десятичным разделителем. Наконец, в D1 введите какое-нибудь число с большим количе­ством цифр, например 123456789,123456 . Будет выведено ок­ругленное число. Если уменьшать ширину столбца, то число будет выводиться в экспоненциальной форме (научной нота­ции), например 1.23Е+08 , т.е. 1,23*10⁸ . Если еще уменьшить ширину столбца, будет выведена строка ### . Это означает, что ширины столбца недостаточно для отображения числа.

Полезно запомнить сочетание клавиш для наложения основ­ного формата: Ctrl+Shift+~ .

Десятичные разряды и разделитель тысяч. Скопируйте число из А1 в А2 . Выделите ячейку А2 и нажмите Ctrl+1 . Поя­вится диалоговое окно с несколькими вкладками, нас интересу­ет вкладка "Число ". Слева на этой вкладке расположен список форматов. Первый элемент списка нами только что освоен - формат "Основной " (или "Общий "). Выделим второй элемент - "Числовой ". Вид вкладки сразу меняется. В правой части вклад­ки можно задать количество десятичных разрядов после деся­тичного разделителя (по умолчанию 2) и установить или сбро­сить флажок разделителя тысяч. Можно также задать представ­ление отрицательных чисел: красным или черным цветом. Установим флажок разделителя тысяч. Выводимое число примет вид: 5 2569 . Нужно подчеркнуть, что само число осталось неизменным, изменилось только его представление. Десятичный разделитель (точка) и разделитель тысяч (пробел) задаются не в Excel, а в панели управления Windows. Изменение этих устано­вок мы изучали в первой главе.

Денежный и финансовый форматы. Величины в денежном выражении представляются с двумя цифрами после точки и символом денежной единицы. Заметим, что символ денежной единицы "по умолчанию " задается в Windows в Панели управ­ления, там же, где формат даты и десятичный разделитель. Но в Excel можно выбирать при форматировании другие знаки де­нежной единицы. Это и правильно, так как на одном и том же рабочем листе могут присутствовать расчеты и в рублях, и в долларах. Введите в ячейку A3 число - 45254 и скопируйте его в А4. Наложите на A3 денежный формат, а на А4 - финан­совый. Увеличьте для наглядности ширину столбца А (в верхней адресной полосе передвиньте мышью вправо разделитель между столбцами А и В ). Вы увидите, что в ячейке А4 знак минус ока­зался прижат к левому краю ячейки, а само число - к правому краю. Так что денежный формат в A3 выглядит более привычно. Еще дважды отформатируйте A3 : выберите в выпадающем спи­ске на вкладке в качестве знака денежной единицы доллар как $ и как USD (такое обозначение принято в валютном дилинге).

Дроби. В ячейку можно ввести число в форме рациональной дроби, например 18/43 . Но при этом оно будет воспринято как текст (напоминаю, что признаком этого является выравнивание по левому краю). Чтобы рациональная дробь была воспринята как число, нужно ввести ее как смешанную дробь, предварив нулем и пробелом: 0 18/43 . В ячейке появится 18 /43, а в строке ввода (при выделении ячейки) 0,418604651162791, т.е. деся­тичное приближение дроби. Если мы введем дробь 5/8 , то нас ожидает еще больший конфуз: Excel воспримет это число как дату - день и месяц текущего года: 05-авг (в строке ввода: 05/08/2000).

ЗАДАЧА 1.

Получить рациональные приближения числа в виде дробей:

а)с двумя цифрами в числителе и знаменателе;

б)с тремя цифрами в числителе и знаменателе.
Вычислить ошибку, даваемую этими приближениями.

ПРИМЕР 2.

Наследование формата. Рассмотрим фрагмент таблицы для расчета окладов работников бюджетной сферы по Единой тарифной сетке

А В С 1 минимальный оклад 60 000 2 3 разряд коэфф. оклад 4 15 7,36 441 600 5 16 8,17 490 200 6 17 9,07 544 200

Оклад вычисляется по формуле: (минимальный ок­ лад )* (коэффициент ). Таблица была составлена до деноминации (до 01/01/98 ). Ячейки столбца С были отформатированы: нало­жен формат, содержащий разделитель тысяч (кнопка "Формат с разделителями") и 0 знаков после десятичного разделителя (кнопка "Уменьшить разрядность "). После деноминации нужно изменить минимальный оклад: вместо 60 000 введем 60 .

Табли­ца принимает вид, представленный на рисунке. А В С 1 минимальный оклад 60 2 3 разряд коэфф. оклад 4 15 7,36 442 S 16 8,17 490 6 17 9,07 544

Результат явно неверен: в С4 должно выводиться число 441,6 Это произошло потому, что блок С4:С6 сохранил фор­мат целых чисел. Наложим на этот блок (а также на С1 ) формат с двумя цифрами после десятичного разделителя. Получим пра­вильный результат А В С 1 минимальный оклад 60,00 2 3 разряд коэфф. оклад 4 15 7,36 441,60 5 16 8,17 490,20 6 17 9,07 544,20

В этом примере ошибка была не столь опасна, так как мы должны были применить формат "рубли -копейки ". Но можно привести примеры таблиц, пользователь которых может неверно воспринимать результаты расчетов из-за неудачного формати­рования. Например, вычисляем проценты и для этого формати­руем ячейку с результатом, щелкая мышью по кнопке "Про­центный формат ". Но формат, привязанный к этой кнопке, ок­ругляет проценты до целых. В результате пользователь может получить искаженное представление о результатах расчетов. Трудно предложить рецепт, как избежать этого. Один совет дать можно: если результаты расчетов должны быть округлены, это­го округления надо достигать не форматированием, а явным применением функции ОКРУГЛ и ее модификациями (они изу­чались во второй лабораторной работе, в разделе 3 "Числовые функции ").

3. Пользовательские форматы

В Excel имеется возможность сконструировать свой собст­венный формат представления числа. За основу можно взять уже существующий формат.

Сначала определим, что такое форматная строка . Формат­ная строка представляет собой список, элементы которого (сек­ции) отделяются точкой с запятой. В списке максимально могут быть четыре секции: отображение положительных чисел, отри­цательных чисел, нуля и текста. Но если в списке три секции, то формат для текста - общий. Если в списке две секции, то в первой секции формат для неотрицательных чисел, а во второй - для отрицательных. Наконец, если в списке только одна сек­ция, то формат предназначен для любых чисел.

В секции форматной строки используются символы форма­ тирования . Чтобы выяснить их назначение, обратитесь к Справ­ке: "Форматирование листов / Форматирование чисел , значений даты и времени / Пользовательские форматы чисел, дат и времени " и нажмите в окне Справки кнопку "Основные число­вые форматы ".

ПРИМЕР 3.

Символы форматирования. Символы 0 , # , ? используют­ся как шаблоны для отображения цифр.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--