Лабораторная работа: Реализация БД визуальными средствами СУБД Access 2003

Появится окно для ввода названий столбцов таблицы, а так же их типов данных. Для создания нового поля таблицы, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Тип может быть числовой, текстовый, дата/время и т.д. Если установить тип поля как числовой и попытаться ввести в него текст, Access выдаст предупреждение о невозможности операции и попросит ввести число. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для исключения ошибок, случайно неверно введенных данных, сортировки, вычислений и других операций, т.е. тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Также при создании таблицы необходимо установить ключевое поле (ключевой атрибут[1] ). Чтобы указать ключевое поле необходимо выбрать мышью нужное поле, т.е. поле, которое должно быть ключевым, щелкнуть на нем один раз правой кнопкой и выбрать строку «Ключевое поле». Если не ввести ключевое поле, программа сама попросит ввести его при сохранении таблицы. Для завершения создания таблицы просто закрываем ее, и, если все правильно, вводим название. После этого таблица создана и сохранена.

Чтобы ввести данные в созданную таблицу надо опять перейти на вкладку «Таблицы» нашей базы данных, встать курсором на нужной нам таблице и дважды на неё нажать.

Редактирование таблиц

Нажав на вкладку «таблицы» можно добавить, отредактировать, удалить, посмотреть содержимое таблиц. Также можно напечатать табличные данные, проверить орфографию, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавить или удалить столбцы.

Чтобы переименовать поле, нужно встать курсором на нужной нам таблице, а затем в верхней панели базы данных выбрать «Конструктор» после чего изменить его имя в столбце «Имя поля». Также можно изменить и тип данных для любого поля.

Создание запросов

Для доступа к данным есть гибкое и удобное средство — запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима. В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчётов.

Для создания запроса необходимо выбрать вкладку «Запросы». Из появившегося меню выбираем пункт «Создание запроса с помощью конструктора» и нажимаем на него дважды. Access предложит выбрать таблицы, которые нужны для запроса. Нажимаем на название таблицы, потом на кнопку «Добавить». Когда все необходимые таблицы добавлены, закрываем это окно.

Следующим шагом будет установление связей между таблицами. Для этого надо щелкнуть мышью на ключевом поле одной таблицы и перетащить его в другую таблицу на то поле, которое совпадает с ключевым полем первой таблицы.

Когда связи установлены, надо формировать внешний вид таблицы, в которую будет выводиться результат выполнения запроса, для этого в графе «Имя таблицы» выбирается некоторая таблица, а в графе поле необходимое поле этой таблицы. Кстати, можно просто «перетаскивать» названия полей из таблицы прямо в форму. Можно также ввести условия отбора в том поле, в котором это необходимо, тогда запрос будет выполнен исходя из этих условий. Например, в качестве условия можно поставить <704, тогда запрос будет выполнен только для тех строк, содержимое которых меньше числа 704. Access также позволяет создавать сложные запросы сразу по нескольким полям, которые могут содержать разные типы данных, и производить их последующую сортировку (например в порядке возрастания количества дисков).

Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL, доступные в режиме SQL. При необходимости, пользователь имеет возможность просматривать и редактировать инструкции SQL в режиме SQL. После внесения изменений в запрос в режиме SQL его вид в режиме конструктора может измениться.

Примеры:

1. Выборка с использованием «between»

Результат

2. Выборка с использованием «Like»

Результат