С вхождением в состав газового холдинга предприятие возрождает былую силу. Два года подряд ОАО "Нижегородоблгаз" награждалось дипломом ОАО "Росгазификация" II и III степени как лучшее предприятие газового хозяйства России.

Предприятие также отмечено Свидетельством добросовестного налогоплательщика Министерства по налогам и сборам РФ, а также Штандартом губернатора. В состав предприятия входит пять филиалов по всей Нижегородской области, в том числе филиал №4 г.Бор. В этот филиал входят Семеновская районная эксплуатационная газовая служба, а также Краснобаковская, Воскресенская, Городецкая служба.

Графическая схема делопроизводственной службы Семеновской районной газового участка

Начальник службы

Секретарь службы

Численный состав делопроизводственной службы составляет один человек, так как штат рассматриваемой организация составляет сорок пять человек, что позволяет секретарю справляться со своими обязанностями и контролировать весь делопроизводственный процесс согласно своей должностной инструкции.

Рабочее место секретаря оборудовано современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично, вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовый редактор Word, также работник использует электронную систему документооборота под названием "ДЕЛО". Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только в службе, но и во всей организации ОАО "Нижегородоблгаз". Документы присылаются "Сверху" для их дальнейшего исполнения, а уже в данном структурном подразделении ставится отметка об их исполнении.

Все документы, поступившие к секретарю регистрируются в журнале регистрации, на самом документе ставится номер и дата входящего, исходящего документа. Дальше документ отправляется либо на рассмотрение руководителю (если он относится к входящей документации), либо подшивается в папку и хранится в организации.

Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

1. правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

2. организовать документооборот;

3. обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

3. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

4. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

5. унифицированные системы документации;

7. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Присутствуют такие документы как Должностная инструкция секретаря, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Основными видами документации, которая использует для работы Семеновская районная эксплуатационная газовая служба являются распоряжения, служебные записки внутри организации, акты различных обследований газовых систем, уведомления о состоянии газовых сетей, на отключения и т.д. при этом уведомления печатаются на специальном бланке данной службы, в котором ставится отметка о получении уведомления сторонней организацией. Распоряжения также печатаются на специальных бланках. Основным источником документов является "головной" филиал ОАО "Нижегородоблгаз" г.Бор. В перечень реквизитов организационно-распорядительных документов должны, согласно ГОСТу Р6.2003, входить следующие реквизиты: государственный герб (не всегда может проставляться), эмблема предприятия, код организации по общегосударственному классификатору организаций, код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации, наименование организации, структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке , название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы, печать, отметка о заверении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении. Правильность документов не всегда соответствует стандартам и ГОСТам, так например достаточно часто нарушается ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Реквизиты расположены не по стандарту, что является грубым нарушением ГОСТа. Как изначально был забит шаблон, не соответствующий ГОСТу, так он за все время работы организации существенно не менялся. В основном нарушены правила расположения реквизитов в документе.

Рабочее место секретаря оборудовано современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично, вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовый редактор Word, также работник использует электронную систему документооборота под названием "ДЕЛО". Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только в службе, но и во всей организации ОАО "Нижегородоблгаза". Документы присылаются "сверху" высшим руководством(директором, генеральным директором) для их дальнейшего рассмотрения исполнения, а уже в данном структурном подразделении ставится отметка об их исполнении, что позволяет оперативной работе и контролю исполнения приказа, распоряжения и т.д.

3 .ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1 Организация документооборота

Вся деятельность предприятия отражается в соответствующих документах.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело – это документооборот предприятия.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.