Отчет по практике: Методология документационного обеспечения управления
3.2 Построение информационно-поисковой системы
Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в регистрационной форме. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.
Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.
Регистрация преследует три цели:
1) учет документов;
2) контроль за их исполнением;
3) справочная работа по документам.
В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, специального учета и использования в справочных целях. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии и т.д.
При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс или номер.
В данной организации существует централизованная система работы с документами. Здесь существует деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые, причем это деление не закреплено какой-либо инструкцией. Например, не регистрируются различные акты обследования, т.к. в данной организации их регистрация считается не обязательной. При регистрации секретарем ставится в правом нижнем углу штамп входящего, исходящего документа, проставляется дата, присваивается номер документа. Номер документа, его дата и краткое содержание записывается в специальный журнал входящих, исходящих документов. Сами журналы находятся на "общем доступе" на условии "только для чтения", в то время как секретарь (или иное лицо, ответственное за ведение того или иного раздела электронного массива информации) имеет права на редактирование и/или удаление. Внутренние документы не регистрируются. Регистрационно-контрольные карточки отсутствуют. Все документы, поступающие в течение года, подшиваются в папки и хранятся у секретаря в течение года. В дальнейшем эти папки (дела) с документами передаются на хранение в архив организации.
Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения), документы коллегиальных органов (протоколы), информационно-справочные (акты), бухгалтерские документы получают в качестве индекса порядковый номер с начала года в пределах регистрируемого массива. Номера на эти документы ставят в момент их регистрации, после подписания документа. Другие наиболее важные внутренние документы регистрируются на общих основаниях.
3.3 Классификация и систематизация документов, формирование дел
Номенклатура дел в организации представляет собой следующую форму:
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во единиц хранения | Примечания |
| 01-01 | Внутренние документы. Филиал №4 ОАО "Нижегородоблгаз" | ||
| 01-02 | Входящие документы филиал №4 ОАО "Нижегородоблгаз" | ||
| 01-03 | Исходящие документы №4 ОАО "Нижегородоблгаз" |
В данной номенклатуре не указано структурное подразделение, название организации, сроки хранения и номера статей по перечню. Данная номенклатура представляет собой как бы выписку из оригинала номенклатуры, находящейся в главной канцелярии ОАО "Нижегородболгаза".
Основные требования к формированию дел
1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. В конкретном случае секретарем данной организации.
1.1.2. Секретарь придерживается следующего порядка формирования дел :
- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы;
- включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;
- группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см. Иногда в дело секретарь подшивает и до 300 страниц документов, но не более.
- запрещается включать в дела черновые, рукописные,незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,подлежащие возврату.
Документы располагаются в хронологической последовательности (входящие -по датам поступления, исходящие - по датам отправления).