Отчет по практике: Методология документационного обеспечения управления

2.5.Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листеформата А4 по установленной форме (приложение 2).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии)

2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенно стинумерации документов дела:

- наличие литерных листов и пропущенных номеров;

- номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов ит.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6.Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения

На обложке дела указываются:

- наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

- наименование отдела;

- номер дела (тома) по номенклатуре дела;

- заголовок дела;

- дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

- для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

- для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела

2.6.8. Реквизит "Срок хранения дела" оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

3.4Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.