19. Координация приема граждан руководителем Управления и его заместителями.

20. Осуществление приема, регистрации, учета, хранения, оперативного поиска, передача по назначению входящей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции, ведение электронной базы регистрации документов.

Таким образом, деятельность отдела осуществляется в двух направлениях: организационно- контрольное и делопроизводство.

3. Распределение полномочий между сотрудниками отдела

Организует работу отдела по анализу, обобщению деятельности Управления; подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции; участвует в заседаниях коллегии, оперативных совещаниях, иных мероприятиях, проводимых руководителем Управления; созывает совещания представителей отделов центрального аппарата и территориальных отделов Управления по вопросам, входящим в его компетенцию; выполняет иные поручения руководства Управления.

Заместитель начальника осуществляет контроль за качеством подготовки и своевременностью направления в Федеральную регистрационную службу и другие инстанции отделами Управления ведомственной статистической отчетности, за подготовкой планов основных организационных мероприятий отделов Управления, проводит обобщение информации о деятельности Управления, обеспечивает проведение ежеквартального инструктажа сотрудников отдела, а также вновь принятых сотрудников, исполняет обязанности начальника отдела в период его отсутствия.

Ведущий специалист-эксперт осуществляет организацию планирования деятельности Управления и отдела (подготовка проектов планов работы Управления, коллегии, оперативного совещания, специальных планов по реализации основополагающих правовых актов и распорядительных документов вышестоящих организаций и пр.), подготовку проектов приказов руководителя Управления, подготовку аналитических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, подготовку обобщенных информационно-аналитических материалов о результатах работы Управления, организацию и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, организацию и обеспечение проведения заседаний постоянно действующей комиссии по работе с обращениями граждан в Управлении, в том числе подготовку аналитических материалов, проведение анкетирования граждан, определение рейтинга деятельности обособленных подразделений Управления, организационное обеспечение и участие в комплексных и контрольных проверок.

Специалист-эксперт осуществляет контроль за исполнением и соблюдением сроков исполнения документов, планирование основных мероприятий Управления на месяц, готовит статистическую отчетность отдела, проводит проверку статистической отчетности, предоставляемой в Росрегистрацию отделами, ведет работу с сайтом Управления.

Старший специалиста 1 разряда, специалист 1 разряда проводит прием, обработку, регистрацию, распределение входящей и внутренней корреспонденции, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, подготовку и регистрацию командировочных удостоверений, организацию подписки на периодические издания, регистрацию доверенностей, разработку сводной номенклатуры дел Управления, методическое обеспечение подготовки номенклатуры дел отделов Управления, прием, систематизацию документов, поступивших на хранение в архив, обеспечение их сохранности, составление описей дел, актов уничтожения документов, сроки которых истекли.

Таким образом из всего выше сказанного можно сделать вывод, что обязанности между служащими отдела распределены равномерно. Это способствует эффективной работе отдела в целом. Однако, в случае, когда несколько служащих занимают одинаковые должности, их деятельность регламентируется одним должностным регламентом, в то время как характер выполняемых функций может быть различным. Выход здесь может быть найден путем составления должностного регламента не на должность, а на конкретного специалиста.

4. Нормативная база и автоматизированные информационные системы, используемые в деятельности отдела

В своей работе служащие отдела руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в части, необходимой для исполнения должностных обязанностей, в том числе Федеральным законом от 27.07.2004г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства экономического развития Российской Федерации, правовыми акты Федеральной регистрационной службы, Положением об Управлении, Служебным распорядком Управления, приказами и распоряжениями руководителя Управления, Положением об отделе и должностными регламентами.

Анализ нормативно-правовой базы отдела показал, что относительно специальных систем документации, функционирующих в Управлении, существует и продолжает регулярно пополняться и совершенствоваться достаточно подробная и качественная нормативная база. В частности, нормы регулирующие делопроизводство тех или иных процессов в рамках осуществления функций Росрегистрации и ее территориальными органами, содержатся и на уровне федерального законодательства, и в отдельных постановлениях правительства РФ¹ и в приказах Министерств и ведомств РФ. Кроме того, в рамках административной реформы разрабатываются и внедряются административные регламенты исполнения отдельных государственных функций и предоставления услуг¹ , которые содержат подробные процедурные описания технологии осуществления этих функций, и содержат, в том числе, вопросы, касающиеся документационного сопровождения всех процессов.

Таким образом, подобные регламенты, единые для исполнения всеми органами государственной власти, являются нормативными правовыми актами прямого действия.

Что касается общего делопроизводства, то здесь наблюдается качественно иная ситуация. Инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе создавалась еще на основе разработанной и действовавшей до 2006 года Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она имеет лишь небольшие отличия в части индивидуализации ее положений для конкретной структуры. Кроме того, Инструкция Федеральной регистрационной службы вводилась как временная на ранних стадиях функционирования службы, и по этой причине не только не соответствует Типовой инструкции, но и не содержит конкретики организационных моментов. Впоследствии вся сложившаяся технология должна была получить свое отражение в итоговом документе – новой Инструкции по делопроизводству, однако этого не произошло.

В сентябре 2005 года в Управлении была введена собственная Временная инструкция по делопроизводству¹ . Фактически данный документ по содержанию повторяет рассматриваемую выше Инструкцию Федеральной регистрационной службы. Такой подход также нельзя считать верным, поскольку данная инструкция нуждается в адаптации не только с точки зрения ее соответствия нормам Типовой инструкции, но и сточки зрения специфики Управления. Формальный характер инструкции привел к необходимости издания отдельных распорядительных документов по конкретным организационным и процедурным моментам. В частности, отдельными приказами устанавливаются: требования к порядку разработки и оформления локальных актов, порядок использования гербовых бланков¹ , процедура постановки документов на контроль и снятие с контроля.

Таким образом, установлена необходимость совершенствования нормативной базы общего делопроизводства на локальном уровне. Перед организационно-контрольным отделом стоит задача по разработке качественной инструкции по делопроизводству.

При организации работы с документами в отделе используются традиционные технологии автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе СУБД LotusNotes. («безбумажный» документооборот). Указанная система функционирует также и в обособленных подразделениях Управления. В отделе установлены два модуля системы: «Служебная корреспонденция» и «Контроль исполнения документов».

С помощью указанной системы:

- автоматизирован процесс регистрации входящей корреспонденции;

- автоматизирован процесс регистрации исходящей корреспонденции, причем в случаях, когда исходящая корреспонденция является ответом на входящую, фиксируется ссылка на входящий документ;

- осуществляется контроль прохождения документов по исполнителям;

- осуществляется контроль сроков исполнения документов;

- осуществляется быстрый поиск документов по различным реквизитам;

- создана база данных документов за несколько лет.

Регистрация приказов и распоряжений руководителя также ведется в базе LotusNotes, система регистрации приказов позволяет выводить реестры зарегистрированных документов на печать и вести качественный контроль исполнения документов. Однако следует отметить, что заявления, служебные и докладные записки не заносятся в базу, а регистрируются в журнале.

Для организации работы с обращениями граждан и контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в Управлении функционирует программа на базе СУБД Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». С помощью этой программы выводится форма отчетности по обращениям граждан, направляемая в Росрегистрацию.

Итак, в отделе используется частичная автоматизация, основанная на использовании СУБД LotusNotes и Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». Данная система имеет достаточно большое распространение в органах исполнительной власти и обладает широкими возможностями по построению эффективной поисковой системы.

Заключение

Управление является структурным подразделением. В деятельности отдела выделены два направления: организационно-контрольное (планирование, контроль, обращения граждан, проведение совещаний, семинаров, проверок) и делопроизводство. В своей работе отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента России, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами министерств и ведомств Российской Федерации, положением об Управлении, распорядительными документами Управления и настоящим положением.