Отчет по практике: Применение информационных систем в колледже

Организация и управление учебным процессом включает общий контроль над учебным процессом, что подразумевает распределение дисциплин по семестрам и специальностям для планирования расписаний и экзаменационных сессий; статистический учет студентов; организация учебной и производственной практики.

Основными документами, функционирующими в учебной части, являются: матрикульная книга, карточка студента, сводная ведомость на каждого студента. Все эти документы требуют своевременного заполнения, для обеспечения учётной работы в учебной части.

Контроль успеваемости студентов производится в результате экзаменационных сессий, где анализируется успеваемость каждого студента.

В результате контроля успеваемости становится возможным выявление лучших студентов и начисление им стипендии, материальной помощи, премии и т.п. (например, за успехи в учёбе, участие в соревнованиях, олимпиадах, написание научных работ и т.п.)

В учебном процессе принимают участие студенты, а контролирует учебный процесс учебная часть.

Анализ предметной области выявил основные недостатки существующего делопроизводства учебной части:

- Устаревшие бумажные технологии регистрации, обработки и хранения информации.

- Дублирование информации в различных подразделениях, отчетах, сводках и т. п.

- Рутинные повторяющиеся операции обработки.

- Закрытость информации ряда подразделений (бухгалтерии, отдела кадров и др.).

Матрикульная книга – основной документ контроля учебного процесса

Учебная часть участвует в оперативном формировании различных видов документов. Основными из них являются зачётно-экзаменационные ведомости, сводные ведомости, личные карточки, проекты приказов, статистические отчеты по успеваемости, матрикульная книга и др.

Отчётные документы создаются для получения любой требуемой информации по конкретным студентам, а также по архивным данным.

Для оперативной работы со студентами (контроль над успеваемостью, выдача экзаменационных листов, назначение стипендии, перевод на следующий курс и т. д.) в учебная часть ведется матрикульная книга.

Матрикульная книга является одним из учётных документов, контролирующих учебный процесс. Она формируется на основе зачётно-экзаменационных ведомостей, содержащих оценки студентов по определённой дисциплине. Матрикульная книга – основа для формирования других документов, таких как сводная ведомость и учебная карточка студента.

Сводная ведомость составляется на одного студента и является одной из форм контроля успеваемости студента. Она содержит такие основные данные: ФИО, курс, факультет, форма обучения, специализация (для 5 курса), название предмета, количество часов по каждому предмету отдельно, общее количество часов по всем предметам, общая успеваемость.

Учебная карточка тоже составляется на отдельного студента. Она содержит основные сведения о студенте из его личной карточки и сведения об успеваемости из матрикульной книги.

Таким образом, матрикульная книга является важным документом контроля учебного процесса каждого студента. А учебный процесс (как упоминалось выше), является предметной областью среды учебная часть.

Благодаря созданию АИС (и БД как её части), формирование отчётной документации может значительно упроститься.

Так все данные, поступающие в учебную часть (входящая документация) могут вводиться в базу данных, затем можно составить стандартный набор запросов для упрощения выборки данных и на основе составленных запросов сгенерировать отчёты, которые бы выводили определённые данные. Естественно, эти отчёты можно распечатать и таким образом получить готовые отчётные документы.

2.АНАЛИЗ СТАТИСТИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

«МК ДГМА»

Для полной и качественной характеристики объекта исследования проанализируем основные статистические показатели его деятельности, причем каждый показатель рассмотрим детально, в совокупности с выявлением величины каждого фактора, влияющего на него.

Показатели деятельности колледжа в предыдущие годы неуклонно улучшались: стабильно увеличивалось количество абитуриентов и выпускников. Данные показатели приведены в табл. 1.

Таблица 1.-Показатели деятельности колледжа 2008 - 2010гг

Показатели	2008	2009	2010
				Численность студентов	1878	1964	2087
темп роста, %	104,5	106,2
Документооборот, норма-часов	89	164	273
темп роста, %	184,3	166,5

Численность студентов постепенно с каждым годом увеличивается.

Однако если рассматривать темпы роста численность студентов, то можно заметить, что если по отношению к 2008 году этот объем заметно увеличился, то по отношению к 2009 году этот рост более замедлился. Это можно объяснить полной модернизацией всего парка компьютерной техники в 2009 году и полной автоматизацией производства, благодаря чему заметно сократились время и затраты на выполнение единицы работ. А к 2010 году этот рост заметно замедлился, что требует пересмотра установленных на предприятии норм времени на выполнение единицы отдельного вида работ. Динамику объема производства в соотношении с темпом роста объема производства представлены на рис.5.

Рис.5. Динамика показателей деятельности

3. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОГО ЦЕНТРА