Отчет по практике: Районные суды
В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.
В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера. Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (статья 395 УПК Российской Федерации), регистрируются в журнале (форма №9) и в алфавитном указателе (форма №9-а).
При разрешении вопросов, связанных с исполнением приговора суда, постановившего приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы № 5. Если связанные с исполнением приговора вопросы разрешаются вне района деятельности суда, постановившего приговор, суд, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 399 УПК Российской Федерации, направляет копию постановления суду, постановившему приговор, по получении которой в карточке формы № 5 также делается соответствующая запись.
При компьютерном ведении регистрации и учёта дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями Инструкции.
Для регистрации уголовных и гражданских дел, дел об административных правонарушениях и материалов устанавливается примерный перечень индексов:
«1» - уголовные дела;
«2»- гражданские дела;
«3» - материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;
«4» - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;
«5» - дела об административных правонарушениях;
«6» - материалы по применению принудительных мер медицинского характера по статьям 97 ч.1, п.п. а), б), 99 ч.1-102 УК Российской Федерации и Закону Российской Федерации «О психиатрической помощи и гарантиях прав при её оказании»;
«7» - материалы о направлении несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные учреждения;
«8» - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;
«9» - материалы, по которым отказано в принятии заявлений; материалы по заявлениям, которые оставлены без движения;
«10» - уголовные аппеляционные дела;
«11» - гражданские аппеляционные дела;
«12» - дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях.
При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.
В случае изменения действующего законодательства и по усмотрению суда перечень индексов может быть дополнен.
Номер уголовного, гражданского дела включает соответствующий индекс, порядковый номер по учётно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь.
Например, 1-20/2002 (уголовное дело), 2-13/2003 (гражданское дело).
Порядковый номер по учётно-статистической карточке или регистрационному журналу, который входит в состав номера соответствующего дела ( материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу).
Гражданские дела подшиваются в обложку (форма №18).
По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии её надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства в данном суде и т.д.).
Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было судом подшито в новую обложку (форма № 18), то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.
На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, работником отдела делопроизводства должен быть поставлен штамп «под стражей» или сделана об этом отчётливая надпись.
На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела помещается справочный лист (форма №19), в котором отмечаются все действия суда, произведённые по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).
Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учётно-статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в суд.
По делам, присланным в суд по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной отделом делопроизводства в день приёма дела.