Реферат: Автоматизация бухгалтерского учета 4

Для использования всех возможностей, предоставляемых комплексом, желательно наличие следующего оборудования:

· Графический VGA или SVGA адаптер;

· Накопитель для гибких магнитных дисков;

· Принтер;

· Манипулятор «мышь»;

· Для сетевой версии программы – сетевой адаптер.

Программа работает под управлением операционной системы МS DOS. Комплекс «СБиС»++ имеет собственный русификатор монитора и клавиатуры.

1.2 Основные принципы работы комплекса СБиС++

В системе реализуется принцип работы по первичным документам. Это означает, что все документы, подлежащие учету в бухгалтерии, должны иметь свой образ в компьютере. Для того чтобы несколько раз не вводить одну и ту же информацию, все этапы прохождения документов должны выполняться в одной программе - выписка, регистрация оформленного документа и создание проводок для него. Это реализуется следующим образом.

Выписка документа

Сформированный документ распечатывается на принтере и передается для исполнения, при этом его образ (информация) остается в компьютере.

Регистрация или закрытие документа

Получив полностью оформленный документ, мы отмечаем его – то есть, закрываем, при этом просто подтверждается верность той информации, которую ранее ввели в программу.

Вообще, понятию закрытие документа можно найти свое соответствие и в реальной жизни. Например, если выписано платежное поручение, то это вовсе не означает, что его нужно тот час же провести в бухгалтерии. Мы имеете право сделать это лишь после того, как придет соответствующая выписка из банка, т.е. получив выписку, мы как бы закрываем платежное поручение.

Другой пример с расходной накладной. Если менеджер выписал расходную накладную и отправил покупателя на склад, то накладная может считаться закрытой лишь после того, как товар будет отпущен кладовщиком, а не в момент выписки документа.

Создание проводок.

Каждому документу можно поставить в соответствие некое правило - алгоритм, по которому будут формироваться проводки. В момент закрытия документа программа автоматически формирует проводки, используя указанное правило, т.е. регистрация и создание проводок в программе происходят одновременно. Причем бухгалтер в любой момент может самостоятельно исправить уже имеющиеся правила или создать новые, удалить и заново сформировать проводки.

Анализ документов и проводок.

На основе информации о документах и выполненных проводках можно получить отчетные формы - как по видам документов (реестры, выборки, номенклатурные ведомости), так и по проводкам (журнал операций, журналы-ордера, аналитические ведомости, балансовые формы).

В общем виде схему работы с документами можно представить следующим образом:

Схема 1. Порядок работы с документами

Каждый документ оформляется на основании справочников (например, платежка на основании справочника организаций) и за каждым документом закрепляется определенное правило выполнения операции. При закрытии документа (закрытие - это своего рода аналог подписи на документе) автоматически выполняются проводки по документу, согласно закрепленному правилу. Эти проводки будут всегда тесно связаны с первичным документом. То есть если меняется документ - меняются и проводки, удаляется документ - удаляются проводки.

Все проводки, выполненные в различных задачах комплекса, помещаются в единый журнал операций и служат в дальнейшем основанием для формирования всех основных отчетов (начиная от сальдо по счету и кончая балансом предприятия).

Кроме формирования проводок, некоторые документы реализуют и другие хозяйственные операции (например, количественно-суммовое движение товаров).