Реферат: Базы данных и управление ими

В открывшемся окне при помощи мыши соединяются необходимые поля. При этом одна таблица считается главной другая связанной.

Главная это та таблица, у которой в связи участвует ключевое поле. (название этой таблицы на схеме данных отображается полужирным шрифтом).

Далее необходимо настроить свойства связи. Для этого мышью выделяют в схеме данных нужную связь, открывают контекстное меню связи, а далее выбирают команду «изменить связь». В открывшемся окне устанавливают флажок «обеспечение целостности данных» (тогда удалять в ключевом поле данные нельзя). Если в месте с ним включить флажки: «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей», то можно, редактируя главную таблицу, автоматически редактировать и связанную таблицу.

Работа с запросами

Для создания запросов обычно пользуются режимом «конструктора». В окне Базы данных есть специальный значок «создание запроса в режиме конструктора». Он открывает специальный бланк, называемый «бланк запроса по образцу». Большинство операций здесь можно производить при помощи перетаскивания полей в нужное место в бланке. На самом деле запросы пишутся на специальном языке программирования SQL.

Бланк запроса состоит из двух областей.

В верхней части бланка отображается структуры таблицы или нескольких таблиц, к которым адресован запрос в нижней части – пустая таблица, будущего запроса куда необходимо будет перенести название полей.

Пример простейшего запроса на выборку.

Достаточно поочередно щелкнуть дважды на нужном поле таблицы БД и в таблице-запросе появится это поле.

Сформировав запрос его закрывают, дают имя и в дальнейшем запускают двойным щелчком на значке в окне БД.

Данные в запросе можно упорядочивать по возрастанию или убыванию(по какому либо полю). Если необходимо по нескольким полям одновременно, то сортировка будет происходить по столбцам слева на право. Т.е. необходимо составлять запрос с учетом будущих действий по сортировки. Если запрос был сформирован раньше и вас не устраивает последовательность полей в запросе, вам необходимо перетащить нужное поле на нужное место.

Вывод полей запроса на экран

По умолчанию все поля запроса выводятся на экран но в бланке запроса можно снять флажок «вывод на экран» и вы не увидите столбец на экране.

Использование условий отбора

В бланке для каждого поля можно задать индивидуальные условия отбора. В строке «условия отбора» вы задаете условие, например, >40, =”A*”, >80 или <150 и получаете только отобранные записи по одному из этих условий. Так же существуют следующие запросы:

Запрос с параметром(сам пользователь задает критерий отбора)

Итоговые запросы(производятся математические вычисления)

Запросы на изменения(автоматизированное заполнение логически связанных таблиц)

Перекрестные запросы(на подобье сводных таблиц)

Специфические запросы SQL

Формы

Формы необходимы для ввода данных в таблицы БД. В Access можно пользоваться готовыми автоформами или самостоятельно разрабатывать дизайн формы с помощью мастера. Автоформы бывают: «в столбец», ленточные, табличные.

Для создания автоформы необходимо открыть панель ФОРМЫ в окне БД и воспользоваться кнопкой «создать». В открывшемся окне выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос) на который она основывается. Нажимаете ОК автоформа формируется автоматически и готова к работе.

Отчеты

Служат для форматированного вывода данных на печать.

Так же существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования отчетов.

Автоотчет в столбец

Мастер отчетов

Конструктор