Реферат: Cистема обработки информации

1. Строка состояния в нижней части окна называется полем номера записи. Это поле содержит кнопки перехода, с помощью которых можно перемещаться по таблице

2. Каждая запись имеет слева кнопку – маркер записи . Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению.

3. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью.

4. Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

5. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение, которое задано в свойстве подпись .

6. Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таблицы, столбец можно расширять. При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

7. Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню. Его пункты позволяют отсортировать записи по данному полю, вставить новый столбец, скрыть столбец и прочее.

8. Скрытый столбец не исчезает из базы, а только перестает отображаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок.

Запросы

Предположим, что на крупном предприятии есть огромная база данных, содержащая подробные сведения о каждом сотруднике. Кроме формальной информации база может содержать и конфиденциальную, например сведения о заработной плате. Вся эта информация хранится в базовых таблицах.

Поэтому доступ пользователей к базовым таблицам закрывают.

Для доступа к данным есть другое средство – запросы . Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.

Выбор базовых таблиц для запроса.

1. Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки запросы диалогового окна база данных и щелчка на кнопке создать.

2. В открывшемся диалоговом окне новый запрос задают ручной режим создания запроса выбором пункта конструктор .

3. Создание запроса в режиме конструктора начинают с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан запрос.

4. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне добавление таблицы. В нем отражаются все таблицы имеющиеся в базе.

5. Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке добавить.

6. В окне добавление таблицы обратите внимание на наличие трех вкладок: таблицы, запросы, запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем.

Заполнение бланка запроса по образцу.

1. Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос.

2. Строки нижней панели определяют структуру запроса, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

3. Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.

4. Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля.

5. Если щелкнуть на строке Сортировка , появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки.

6. Строка Условие оборота , здесь записывают тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу.

Например, назначены два условия отбора при наборе игроков футбольной команды: по весу игрока (более 80 кг.) и по росту (менее 190 см.).