Реферат: Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

· культурная : документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

К специфическим функциям документа относятся:

· управленческая : документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;

· правовая : документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

· функция исторического источника : документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Рис. 2.1.1. Функции документов

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

Рис. 2.1.2. Организация работы с документами

Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки[14]. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам:

· регистрируемые и нерегистрируемые документы;

· входящие, исходящие и внутренние документы;

· документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота[14].

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количес?