Реферат: Діловий етикет і діловий протокол

підписи (повинна бути власноручною).

Іноді ще слідує постскриптум або повідомлення про додатки до листа.

Діловий лист складається текстом всередину, але краще за нього не згинати, а пересилати у великому щільному конверті.

2.3 Ділова бесіда по телефону

Культура спілкування по телефону давно стала частиною ділового етикету. Вона характеризує людину не менше, ніж одяг і манери.

Перш ніж зняти трубку, продумайте, яку інформацію Ви хочете отримати або передати. Це краще всього зробити у формі пам'ятки – переліку питань для бесіди. Якщо передбачається, що під час розмови може виникнути необхідність посилання на які-небудь документи або факти, вони повинні бути заздалегідь підібрані і систематизовані на Вашому столі.

Вибирайте час для дзвінка, оскільки Ви не знаєте, яку ситуацію Ви перервете і чи зможе Ваш співбесідник віднестися до Вас з належною чуйністю.

Дотримуйте конфіденційність. Якщо Ви говорите по телефону з кімнати, в якій працюють інші співробітники, не варто робити їх співучасниками розмови; а якщо Ви самі виявилися мимовільним свідком розмови, яка, на Ваш погляд, колега хотів би провести без свідків, знайдіть привід покинути кімнату, навіть якщо розмова між вами була перервана цим телефонним дзвінком. У загальній робочій кімнаті по телефону слід розмовляти впівголосу і стисло.

Рекомендується уникати обговорення по телефону:

будь-яких питань з людьми, з якими у Вас раніше не було контактів або з якими не склалися особисті відносини;

питань, по яких можна припускати протилежну Вашому думку співбесідника;

Гострих або делікатних питань, що стосуються самого співбесідника або фірми, що представляється ним, а також персональних проблем;

спірних питань взаємин, координації і субординації діяльності між Вами або організаціями, що представляються Вами;

питань, що стосуються третіх осіб або організацій, представники яких можуть опинитися в кімнаті вашого співбесідника у момент вашого дзвінка.

Слід також уникати повідомлення по телефону негативних рішень по запитах, оскільки це може бути розцінено як черствість і неповага з Вашого боку.

У роботі зарубіжних фірм практикується обов'язкове письмове підтвердження самого факту переговорів і досягнутих домовленостей, особливо, якщо переговори відбулися по телефону. Такий документ не повинен бути великим за об'ємом. У нім фіксуються обговорені питання, досягнуті домовленості і невирішені проблеми. Документ підписується керівником або особою, що говорила по телефону, і адресується керівникові іншої сторони або співбесідникові по телефону з дотриманням «канонічних» форм ввічливості.

2.4 Телефакс

Факсимільний зв'язок служить для передачі по телефонних каналах нерухомих зображень: листів, фотографій, креслень, малюнків. Передача повідомлення здійснюється звичайним набором номера телефаксу абонента, що викликається, усередині країни або через міжнародний телефонний вузол.

Адресат отримує копію переданого документа із збереженням всіх деталей зображення. Зручно користуватися факсимільним зв'язком для оперативного оформлення контрактів, протоколів і іншої документації, що вимагає відображення підпису і друку партнера.

2.5 Електронна пошта

Електронна пошта – ефективний засіб, за допомогою якого сотні тисяч власників персональних комп'ютерів обмінюються інформаційними повідомленнями. Вона дозволяє передавати і отримувати різні повідомлення персоніфікованого характеру і мати доступ до «Дошки оголошень» або «Телеконференції»: мережевим новинам про комерційні пропозиції, базам даних і т.п. Ділова людина, що знаходиться в дорозі, може підключити свій персональний комп'ютер до мережі і вибрати необхідну йому інформацію із стаціонарного комп'ютера у власному офісі або отримати поточні біржові котирування.

Сьогодні багато офіційних документів, включаючи «Правила» і «Конвенції» ООН, визнають юридичний статус повідомлень, отриманих за допомогою електронної пошти.

2.6 Діловий етикет і комерційна таємниця

У Росії, у зв'язку з переходом до нового типу ринкових відносин, з'явилося нове поняття – комерційна таємниця. Вона є важливим складником ділової співпраці і, отже, ділового етикету.

Комерційна таємниця – це навмисно приховувані по комерційних міркуваннях економічні інтереси і відомості про різні сторони і сфери виробничо-господарської, управлінської, науково-технічної, фінансової діяльності фірми, охорона яких обумовлена інтересами конкуренції і можливими погрозами економічній безпеці фірми.

Комерційна таємниця, на відміну від державної, не визначена переліком, оскільки вона завжди різна стосовно різних підприємств. Порядок поводження з відомостями, що відносяться до комерційної таємниці, регулюється «Положенням по збереженню комерційної таємниці підприємства». Терміни дії комерційної таємниці визначаються у кожному конкретному випадку особою, що підписала документ, у вигляді певних дат, або «безстроково», або «до укладення контракту». У правому верхньому кутку документа пишеться: «КТ» (або повністю – «Комерційна таємниця»), «Конфіденційно», «Секрет підприємства». Така позначка не є грифом секретності, а лише показує, що право власності на дану інформацію охороняється законодавством.

Комерційна таємниця підлягає захисту з боку служби безпеки підприємства. У повсякденному житті комерційна таємниця завжди виступає у формі комерційних секретів.

Комерційні секрети – форма прояву комерційної таємниці. Вони є відомостями, оформленими у вигляді документів, схем, виробів, що відносяться до комерційної таємниці, і підлягають захисту з боку служби безпеки від викрадання, вивідування або просочування інформації.

Для захисту комерційних секретів слід дотримувати наступні правила: