Реферат: Документ система
Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.
Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»
Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.
Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.
Реквизит № 3 «Изображение наград»
Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.
Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.
Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»
Расположение – в верхнем правом углу.
Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»
Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.
Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.
Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»
Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).
Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.
Реквизит № 7 «Название учреждения»
Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.
Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.
Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»
Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).
Расположение – пишется под седьмым реквизитом.
Реквизит № 9 «Адрес отправителя»
Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.
Расположение – под восьмым реквизитом.
Реквизит № 10 «Название вида документа»
Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.
Расположение –в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.
Реквизит № 15 «Гриф секретности»
Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.
Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.
II группа
«Реквизиты датирования и индексации документов»
В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.
Реквизит № 11 «Дата»
Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.
Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).
Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.
Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)
Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.