Реферат: Документ система
Реквизит № 13 «Ссылка на документ»
Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.
Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.
Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»
Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.
Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.
III группа
«Реквизиты оформления текста»
В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.
Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)
Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.
Расположение – на девятой строке документа, по середине.
Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)
Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.
Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.
Реквизит № 21 «Текст документа»
Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.
Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.
IV группа
«Реквизиты утверждения документа»
В нее входят реквизиты: 17, 23, 24, 25, 26,
Реквизит № 17 «Гриф утверждения»
Написание – если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы нельзя вносить какие – либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила.
Расположение – в правой верхней стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита.
Реквизит № 23 «Подпись»
Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.
Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.
Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке.
Реквизит № 24 «Гриф согласования»
Написание – оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом. В первом случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной особы. Включают название утверждения, с которым согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа.
Расположение – ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом.
Реквизит № 25 «Виза»
Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество.