Реферат: Документ система
Реквизит № 26 «Печать»
Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ.
Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.
V группа
«Реквизиты о получении и исполнении документов».
В нее входят реквизиты: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.
Реквизит № 18 «Резолюция»
Написание – надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.
Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).
Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль»
Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.
Расположение проставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка.
Реквизит № 22 «Отметка о приложении»
Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.
Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)
Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.
Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.
Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа»
Написание – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.
Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).
Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»
Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена.
Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.
Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»
Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных.
Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).
Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер)
Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации.
Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.
3. Заключение.