Реферат: Документ в управленческой и правовой деятельности
1.2 Система коллежского делопроизводства
Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства.
В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии – в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах.
Каждая коллегия состояла из председателя и нескольких членов. Кроме руководителя в состав коллегий входили: 4 советника, 4 асессора (заседателя), секретарь, актуариус, регистратор, переводчик, подьячие. Дела в каждой коллегии решались по большинству голосов. Коллегии ведали всеми отраслями управления, суда и государственного хозяйства.
Уже в декабре 1718 г. был принят реестр коллегий:
1) Иностранных дел;
2) Военная;
3) Адмиралтейская;
4) Камер-коллегия;
5) Штатс-контора (ведение государственных расходов);
6) Ревизионная (бюджетная);
7) Берг-коллегия (промышленная);
8) Коммерц-коллегия (торговля);
9) Юстиции;
10) Казенных сборов;
11) Главный магистрат;
10) Мануфактур-коллегия (горнодобывающая).[8]
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г., который ввел «коллежскую» систему делопроизводства.
С изданием Генерального регламента делопроизводство становиться на твердую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией, в центре которой секретарь. Также в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).
Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В – для регистрации документов вышестоящих органов, С и D – для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция; приговоры, указные грамоты; наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные – прошениями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.[9]
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.
Каждую коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Чиновник, занимавший должность секретаря, обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в коллегии была довольно значительна и важна.
К 1720 г. в Российском государстве сложилась новая система органов власти государственного управления, частично существовавшая еще и в XIX в. (приложение 2).
Итак, особенности коллежского делопроизводства заключаются в следующем:
- делопроизводство регулировалось законодательством;
- начался процесс формирования штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами;
- разработана и введена в практику работы технология регистрации документов, контроля их исполнения, текущего и архивного хранения документов.
1.3 Система министерского делопроизводства
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II завершила формирование системы центральных и местных учреждений.