Реферат: Документ в управленческой и правовой деятельности
Первыми министерствами были: министерство военно-морских сил, министерство иностранных дел, министерство внутренних дел, министерство коммерции, министерство финансов, министерство народного просвещения, министерство юстиции, Государственное казначейство (на правах министерства).
«Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства: от создания документов до архивного хранения. Четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов и движение документов и дел[11] .
Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра непосредственно поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и лицами равного звания. На имя министра поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.
Все дела делились на три категории: текущие дела – донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела; дела, «не терпящие времени», или срочные.
Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы, составляющие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе «исполнительные бумаги».
В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата документа, регистрационный индекс, заголовок к тексту, адресат. Появляется ссылка на поступивший документ, которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на № …» или: «От такого-то …» и т.п.[12]
Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись (приложение 3).
На протяжении всего XIXи начала XXвв. осуществляется законодательная рекомендация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. К этому времени законов в России было так много, что можно считать, будто их вообще нет. Немаловажную роль в российском законодательстве сыграл М.М. Сперанский. Шесть лет Сперанский занимался муравьиным трудом: собирал по архивам и систематизировал законы российской империи. Практически, он написал первые в России гражданский и уголовный кодексы. Было издано 45 томов Полного собрания, а в 1832 года начинают издаваться Своды законов Российской империи в 15 томах, которые содержат четкие законодательные регламентации делопроизводства. Появляется делопроизводственная литература, такая как письмовники – сборники образцов документов; работы Н.В. Варадинова – «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857).
Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении – это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство – это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг»[13] .
В конце XIX – начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.
Главная особенность делопроизводства XIX- начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу[14] .
Итак, характеризуя делопроизводство XIX – начала XXв., следует отметить, что:
- технология делопроизводства определялась принципом единоначалия, положенным в основу организации управления в Российской империи;
- с 30-х гг. XIX в. для оформления документов начинают применяться бланки;
- в XIXв. положено начало процессу формирования теории делопроизводства;
- в конце XIX в. отдельными ведомствами предпринимались попытки рационализации делопроизводства.
ГЛАВА II. ДОКУМЕНТ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ И ПРАВОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1 Функциональный анализ документа
Анализ блока информационных функций документа (собственно информационной, социальной, политической и коммуникативной) необходимо дополнить анализом двух других блоков: обеспечивающего процесс управления и культурно-исторического (приложение 4).
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений; документ выступает как инструмент управленческого труда.
Из многообразных средств управления – организационных, экономических, социально-психологических – только организационные в полной мере материализуются в документе.
Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер[15] .
Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, они играют большую роль в информационном обеспечении управления. Информацию, обеспечивающую основную функцию управления – регулирование, можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется на нижних уровнях управления. В процессе передачи ее «вверх», то есть при движении от нижних ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на высших уровнях управления.
Управленческие документы классифицируют в соответствии с элементами государственного управления (планирование, работа с информацией, принятие управленческих государственно-властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров и др.). В управленческой функции документ предстоит нам прежде всего в регулятивной, нормативной роли – как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, управления, предприятия, организации.
Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две категории документов, наделенных правовой функцией:
1) изначально обладающие ею;
2) приобретающие ее на время.
В первую категорию входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, то есть все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.п.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями и организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции и т.д.). Сюда же следует зачислить все договорные документы, то есть документы, фиксирующие договорные отношения[16] .
К этой же группе можно условно отнести документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющие определенное «правовое значение». Это, например, удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения, пропуска, справки с места работы и с места жительства и т.д.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счетно-платежные требования на отпущенную продукцию и т.п.). В принципе каждый управленческий документ – справка, акт, докладная записка – имеет юридическое значение, так как оно удостоверяет тот или иной факт, который может послужить основанием для издания правового акта.
Ко второй категории принадлежат документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры. Например, такие документы, как сберегательная книжка или опись имущества, на основании которого (наряду с другими доказательствами) выдается свидетельство о праве на наследство. Список научных трудов, сам по себе лишенный какого либо юридического значения, играет существенную роль при зачислении на должность, присвоении ученого звания как доказательство пригодности к исследовательской и преподавательской работе. Однако в принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Важно заметить, что многие документы издаются лишь на основании правового акта. Так, оформление диплома об окончании учебного заведения проводится на основе приказа руководителя, основанием для выдачи справки о месте, должности и стаже работы является приказ о назначении на данную должность[17] .