Реферат: Документационное обеспечение деятельности предприятия 2

Структура и штатная численность - определяется численность работников структурных подразделений (должности) и указываются все наименования структурных подразделений, вводимых на предприятии. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.

Штатное расписание - содержит наименование структурных подразделений, перечень должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки, месячный фонд оплаты труда. Оформляется аналогично структуре и штатной численности. Подписывается заместителем директора, визируется главным бухгалтером, руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем предприятия. В грифе «Утверждено» указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд оплаты труда. Гриф «Утверждено» заверяется печатью. Изменения в штатное расписание вносится директором.

4. Распорядительные документы - должны строго соответствовать закону и иметь различия в конечной стадии оформления. Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов:

• Изучение существа вопроса;

• Подготовка проекта документа;

• Согласование документа;

• Подписание документа.

Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа. Распорядительные документы могут состоять из одной, двух частей. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть в зависимости от вида документов начинается словами: в постановлении - постановили, в решении - решили, в распоряжении - предлагаю, обязываю, в приказе -приказываю. Распорядительные слова пишутся прописными буквами, иногда в разрядку от левого поля, отступив два интервала от констатирующей части до распорядительного слова и два интервала до текста.

Затем с абзаца новой строки следует текст постановительной части Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, не допускать различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и несколько исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие, срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже.

Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме: подготовить, зачислить, обеспечить и тд. Срок исполнения должен быть реальным и соответствовать объему предполагаемых работ.

Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем, всеми указанными в проекте исполнителями, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовыми органами. Приказы и распоряжения подписываются руководителем и его заместителем, а постановление и решения имеют две подписи- председателя и секретаря. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

Постановление - правовой, распорядительный документ, издаваемый высшим органом государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемых при органах власти (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и т.д).Текст постановления начинается с констатирующей части: "в связи с ...", "комиссия по...". Распорядительная часть: "Предложить (указывается исполнительный орган)". Подписывает представитель комиссии, секретарь.

Решения - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагается состояние вопроса, цели и задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.

Распорядительная часть документа перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей, сроки исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения предприятия, должностные лица. Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение к решению.

Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.

Распоряжение — издаются директором предприятия или его заместителем по оперативным вопросам обычной хозяйственной деятельности предприятия и представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга исполнительных лиц. Состав реквизитов аналогичен составу реквизитов приказа. Распоряжение как отдельный самостоятельный документ широко используется в деятельности органов государственного управления (президента, правительства, глав муниципальных образований).

Приказы по основной деятельности - это приказы по организации работ предприятия,

финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции, и другим производственным вопросам.

Указание - организационно- правовая форма управленческого решения по вопросам

информационно-методического характера, либо связанных с организацией исполнения приказов, инструкцией данного или вышестоящего органа государственного управления, может издаваться при оформлении командировок, взысканий.

Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании) и содержащий предложение принять участие.

5. Информационно - справочные документы

Объяснительная записка - документ, направленный вышестоящему непосредственному руководителю. По содержанию делятся на две группы: объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа и объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо мероприятия, поручения, поступка, нарушения трудовой дисциплины.

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы и содержащей выводы и предложения. Это могут быть данные о выполненной работе, данные, связанные с выполнением каких-либо других заданий, могут

информировать о ходе выполнения заданий или работ, отражать мнение структурного подразделения или должностного лица по определенному вопросу и давать конкретные предложения. Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, содержащиеся в докладной записке, выделяют в отдельную строку и включают либо в заголовок, либо в начало текста. В зависимости от содержания докладные записки бывают инициативные, информационные или отчетные.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки, направляемый структурными подразделениями или должностными лицами. В тексте излагают вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решения которых оказались в зависимости от выполнения своих функций структурными подразделениями и должностными лицами. Структура текста аналогична тексту делового письма.

Справка - документ, содержащий описание, подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера.