Реферат: Электронные архивы российских предприятий
Прогрессивная архитектура: система архива может строиться в любой из трех давно и хорошо зарекомендовавших себя архитектур:
в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД;
в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet или в среде корпоративной Intranet сети, используя в качестве универсального платформенно - независимого клиента стандартный Internet Browser;
на базе стандартного клиента электронной почты Microsoft Exchange или Lotus Notes.
На практике разумное комбинирование методов доступа к данным LanDocs дает возможность гибкого и экономичного конфигурирования лицензий в соответствии со спецификой делопроизводственной нагрузки на конкретных рабочих местах организации-заказчика;
Открытость: система архива предоставляет пользователям:
документированный OLE-интерфейс, который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами в Windows-приложения, проектируемые внешними разработчиками;
поддержку промышленных стандартов, за счет которых она может быть интегрирована с внешними программными системами и специализированным оборудованием - системами электронной почты (интерфейс MAPI), системами электронной торговли (с использованием XML), сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN), системой FineReader (для распознавания текстов сканированных документов).
Защищенность данных: реализованный в системе механизм управления разграничением полномочий пользователей реализован на трех уровнях (ОС, СУБД, программное обеспечение) и дает возможность:
обеспечить идентификацию/аутентификацию пользователя;
определить для каждого пользователя функциональные права - права на выполнение тех или иных функций системы (в частности на доступ к тем или иным журналам регистрации документов);
определить для каждого документа уровень конфиденциальности, а для каждого пользователя - права доступа к документам различного уровня конфиденциальности;
подтвердить правомочность действий пользователя с помощью механизма электронной подписи;
обеспечить необходимый уровень информационной защиты конфиденциальных документов путем их шифрования, а также шифрования всей информации, передающейся по открытым каналам связи, например, по электронной почте; шифрование производится с использованием сертифицированных криптографических средств;
протоколировать все действия пользователей в журналах аудита (в журнале регистрации входа и выхода из системы, журнале совершенных операций).
К недостаткам архива ЦБ РФ, созданного на базе системы LanDocs, можно отнести его относительно ограниченную целевую направленность (не предусмотрена возможность взаимодействия на международном уровне и, как следствие, работа с зарубежными партнерами/клиентами, что представляется весьма важным для банка уровня ЦБ) и чрезмерную насыщенность архивной системы многочисленными приложениями, некоторые из которых вполне могли бы быть унифицированы, что существенно облегчило бы процесс освоения и использования электронного архива.
2. Электронный архив Газпромбанка
Около года назад компания Cognitive Technologies объявила о завершении внедрения электронного архива финансовых и организационно-распорядительных документов в филиалах КБ «Газпромбанк» по России.
Поставленная руководством «Газпромбанка» перед компанией Cognitive Technologies задача выглядела следующим образом: создание автоматизированной системы, предназначенной для обработки и архивирования банковских документов операционного дня и закрытых договоров, организации безбумажного архива документов, повышения надежности хранения документов и создания эффективной технологии оперативной работы с архивом документов.
Следует заметить, что КБ «Газпромбанк» — один из крупнейших коммерческих банков России, занимающий 3-е место по размеру чистых активов и 5-е место по размеру собственного капитала.
По мере увеличения объемов обрабатываемой информации в филиалах и отделениях Газпромбанка возникла потребность в применении новейших информационных технологий ввода, хранения и обработки документов, а также в обеспечении информационной безопасности при работе с конфиденциальными документами. Учитывая положительный опыт и высокий эффект, полученный от реализации данных технологий в центральном офисе, а также с целью унификации ПО, применяемого для ведения электронного архива в филиалах, руководством КБ «Газпромбанк» было принято решение распространить методику создания электронных архивов, разработанную компанией Cognitive Technologies, на все филиалы и отделения банка.
Компанией Cognitive Technologies было предложено решение: создание электронного архива на основе технологий архивации, поиска и извлечения документов (Евфрат/400 для AS/400), оптического распознавания CuneiForm, обработки изображений документов, потокового ввода документов и ввода стандартных форм документов Cognitive Forms.
В первую очередь была выполнена унификация ПО банковских электронных систем. Целями унификации ПО в центральном офисе и филиалах банка являлись:
минимизация средств на поддержку ПО;
объединение электронных архивов в одну распределенную систему;
использование новейших информационных технологий на базе Интернет/интранет-технологий (удаленное администрирование).
Аппаратное обеспечение разрабатываемой архивной системы включало в себя:
Сканер: базовая конфигурация, односторонний, устройство подачи и позиционирования оригиналов: Kodak ImageLink 500s (A4/A3, ADF 500 листов, разрешение до 300 dpi, скорость сканирования /A4, 200 dpi/-70 dpm);
Сервер: IBM AS/400 (ОС OS400, СУБД DB2/400);
ПЭВМ на рабочих местах конечных пользователей: Pentium*100/16-32MB RAM3.
В качестве программного обеспечения были выбраны следующие программы: