Реферат: Электронные архивы российских предприятий
Основой для архива стал комплекс TeraSafe, разработанный компанией «Эврика». TeraSafe обеспечивает поддержку электронного архива, доступ к информации, позволяет организовать хранилище данных и может быть интегрирован в любую систему конструкторского или корпоративного документооборота, то етсь полностью удовлетворяет потребностям НПО «Аврора». Комплекс TeraSafe интегрирован с системой документооборота Documentum 4i. В результате пользователям НПО «Аврора» обеспечивается доступ к архивным данным и возможность автоматизированного переноса информации из временного хранилища (жестких дисков сервера) на DVD-диски.
Фактически, TeraSafe в той версии, в которой он был поставлен для НПО «Аврора» – это аппаратно-программный комплекс, состоящий из DVD-чейнджера, используемого как устройство хранения данных и сервера, управляющего доступом к информации. EURECA TeraSafe Server позволяет надежно, долго и дешево хранить большие объемы данных любого формата, получать оперативный доступ к ним, эффективно вести поиск по базе, создавая произвольные, сколь угодно сложные запросы. Немаловажным достоинством данного устройства является простота администрирования.
Ядром электронного архива, созданного для НПО «Аврора», является управляющий сервер, который связан с чейнджером по SCSI-шине. Дисковое пространство сервера используется как:
область системного и специализированного ПО;
кэш-память для файлов, находящихся в работе;
временное хранилище архивных файлов. При добавлении нового файла в архив, он может быть временно записан в эту область, причем для пользователя он виден так же, как и файлы, хранящиеся в библиотеке. При накоплении достаточного объема новых файлов, они записываются на DVD (CD) болванку и добавляются в основной архив. Очевидно, что ПО службы каталога позволяет размещать файлы с одного физического диска в разные области виртуального каталога. Вместе с файлом могут быть записаны его атрибуты, вплоть до положения в виртуальном каталоге. Это гарантирует полное восстановление системы даже при потере всей информации на жестких дисках сервера
В соответствии с потребностями НПО, система на базе TeraSafe предоставляет возможность хранения больших и сверхбольших объемов данных. Как хранилище информации в TeraSafe Server используется роботизированная библиотека Pioneer. В конфигурации, которая установлена на НПО «Аврора», использована библиотека на 620 DVD с 6 читающими дисководами. Этот чейнджер создан по кассетному принципу, имеет 15 кассет, рассчитанных на 50 дисков или 2 дисковода каждая и дополнительную кассету на 20 дисков. В зависимости от решаемых задач, число дисков и дисководов может варьироваться. При использовании DVD-дисков емкостью 4.7 Gb TeraSafe Server вмещает до 2.85 Tb данных. В одном устройстве объединены 6 чейнджеров, что увеличивает суммарную емкость до 17.1 Tb.
DVD-библиотекой управляет двухпроцессорный сервер производства компании «Эврика». В рамках проекта эта компания также поставила заказчику станцию записи данных на DVD и две мощные графические станции для сотрудников архива.
Существенным плюсом архивной системы на НПО «Аврора» является дешевизна хранения данных. Вся информация базы данных хранится на CD или DVD, самых дешевых носителях на сегодняшний день. Стоимость хранения единицы информации на этих дисках, по меньшей мере, в 10 раз ниже, чем на традиционных жестких дисках.
Оперативность доступа к данным электронного архива обеспечивается тем, что управляющий сервер в EURECA TeraSafe используется не только как средство доступа к данным, но и как кэш-память для файлов базы, находящихся в работе. При запросе пользователя, робот библиотеки перемещает нужный диск в свободный дисковод, происходит считывание и параллельная запись запрошенного файла в кэш-область дискового пространства управляющего сервера. После этого дисковод освобождается и может быть использован для следующего запроса, а вся работа с файлом осуществляется с жестких дисков сервера. Однажды запрошенный файл остается в кэш-области сервера и время доступа к нему определяется долями секунды.
Сотрудниками НПО «Аврора» отмечено удобство работы с информационной базой, так как доступ к файлам не требует специализированного клиентского программного обеспечения. Поскольку основой работы сервера является технология Internet/intranet, для доступа к данным с любой платформы (IBM PC, Mac, Sun или UNIX) используется обычный Web-браузер. При необходимости, специализированное ПО может быть интегрировано в существующий программный комплекс.
Программное обеспечение, специально разработанное для комплекса TeraSafe Server, позволяет видеть всю хранимую на чейнджере информацию как базу данных.
Пользовательский интерфейс представляет хранимые файлы в виде иерархической структуры (виртуального каталога) неограниченной вложенности. Кроме того, каждый файл может иметь произвольный набор ключевых параметров, по которым осуществляется поиск и фильтрация.
По заверениям представителей фирмы-разработчика архива, гарантия сохранности данных максимальна. Основным хранилищем данных является DVD-ROM диски, удалить информацию с которых невозможно. Длительность хранения данных на CD и DVD-дисках, по данным компаний - производителей превышает 40-50 лет. Многие фирмы, например, авторитетная SONY, дают гарантию до 100 лет, что превышает длительность хранения данных на HDD в 10-20 раз.
Оценивая результативность введения электронного архива, следует отметить, что оно более чем в 10 раз сократило время поиска прототипов изделий и требуемой документации. Более чем вдвое уменьшилось время движения документации по цепочке от разработки до передачи в архив. При этом площадь, занимаемая архивом, также уменьшилась более чем в 10 раз.
«Электронный архив TeraSafe позволяет нам не только быстро получать необходимую информацию в рабочем формате, но и обеспечивает конструкторскую и технологическую устойчивость проектирования, возможность использовать базу накопленных знаний и разработок», — цитата из интервью Сергея Куликова, начальника конструкторского бюро НПО «Аврора».
Наиболее любопытным фактом является то, что в реализации проекта участвовало всего два человека, что говорит о крайней простоте внедрения архива с технологической точки зрения. Сейчас вводом информации в архив занимаются двое, адаптацией и настройкой ПО под требования предприятия — трое, вводом-выводом документации — один человек. Напрямую с электронным архивом работают 45 сотрудников НПО «Аврора».
4. Электронный архив Пенсионного фонда РФ
В 2001 году Пенсионным фондом России (ПФР) был проведен тендер на создание электронного архива документов персонифицированного учета. По его результатам победителем была объявлена компания Cognitive Technologies. Среди критериев, по которым производился выбор, рассматривался опыт работы с компанией, а так же опыт самой компании по внедрению подобного рода систем, причем второму омменту уделялось большее внимание.
Одним из основных назначений электронного архива в Пенсионном фонде является переход от большого количества скопившихся бумажных носителей к электронному представлению документов. Это позволяет обеспечить компактность и простоту хранения документов Пенсионного фонда, а также оперативность работы с ними. Особое внимание представители Пенсионного фонда уделили требованиям возможности использования электронной цифровой подписи для заверения вводимых в архив данных и электронных образов документов, что должно было позволить обеспечить идентичность хранящихся в электронном виде документов их бумажным носителям.
Специалистам Cognitive Technologies была поставлена задача создания архива с возможностью организации ввода больших объемов информации (около 30 млн. документов в год) в системе персонифицированного учета (СПУ) ПФ РФ для создания единой базы данных, содержащей сведения о всех работающих гражданах и осуществляющей учет их доходов. Основными типами вводимых документов в СПУ РФ ПФ являются стандартные бланки с рукописным заполнением, такие, как анкеты застрахованного лица; бланки "Индивидуальные сведения о стаже и заработке"; опись документов, содержащихся в пачках; другие документы СПУ.
В рамках проекта, помимо основного – центрального - архива, были созданы и находятся на стадии внедрения три варианта конфигурации архивов: "Район", "Межрайонный пункт" и "Регион". Архивы различных уровней будут интегрированы между собой.
Ввод документов в архив осуществляется с помощью сканера и системы ввода стандартных форм документов Cognitive Forms, причем система может работать с различными сканерами – от планшетных до потоковых промышленных с автоподатчиком. Количество сканеров, используемых в системе, не ограничено.
Электронный архив фирмы Cognitive Technologies для Пенсионного фонда включает в себя четыре связанные друг с другом основные подсистемы: подсистема ввода, подсистема архивации, подсистема безопасности, подсистема статистики и анализа. Электронный архив имеет возможность гибкого конфигурирования. Определенная независимость подсистем и их внутренняя архитектура позволяют варьировать как используемое оборудование, так и конфигурации подсистем.
В ходе разработки и внедрения архива специалисты фирмы столкнулись со следующей проблемой. Анализ всех организационных и технологических процессов показал, что крайне большие временные и материальные затраты связаны с ручным вводом информации в базу данных. Даже наличие 30-50 операторов не достаточно для ручного ввода информации в периоды пиковых нагрузок. Компанией Cognitive Technologies было предложено комплексное решение автоматизации ввода информации с документов СПУ, заполненных вручную, для ОПФР по г. Москве, основанное на технологии Cognitive Forms, включающее:
разработку машиночитаемых форм различных типов документов СПУ;
организацию потокового сканирования с использованием высокопроизводительного промышленного сканера;
автоматизированную сортировку входящих документов по типам;
автоматическую комплектацию многостраничных документов;
автоматическое распознавание;