Реферат: Электронный документооборот для SMB
По данным DELPHI CONSULTING GROUP, только в США ежедневно появляется более 1 млрд. cтраниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. различных документов. Обьем корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года. Эти цифры говорят о том, что для любой организации вопросы оптимизации документооборота имеют ключевое значение.
По оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных коммерческих организаций и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В последнее время ситуация стала меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные предприятия и государственные структуры, то сегодня в этот процесс всё больше вовлекаются средние компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях примерно со 100 и более работниками.
Стоит сказать, что прирост пользователей СЭД из числа предприятий малого бизнеса на сегодняшний день не превышает 10%. Основной спрос на системы электронного документооборота сосредоточен в Центральном федеральном округе. В Москве, Московской области и остальных регионах Центрального округа сконцентрировано около 50% рынка СЭД. Именно здесь находится подавляющее большинство предприятий, использующих системы электронного документооборота.
Эти системы постоянно развиваются и зачастую серьезно отличаются друг от друга по функциональным возможностям. Однако есть несколько особенностей, которые присущи большинству продуктов на этом рынке.
Структура и компоненты СЭД
Задача документооборота не может быть представлена некоей изолированной ветвью в общем бизнес-процессе (или деловом процессе) организации. Движение документов тесно увязано с другими задачами, решаемыми информационной системой предприятия. Кроме того, задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и исполнителями, зависит от технической оснащённости и пр.
СЭД может по-разному выбираться, формироваться и строиться в зависимости от вышеназванных условий, размера организации, характера и специфики её деятельности, квалификации кадров, финансовых возможностей, набора подсистем (модулей), имеющих различную функциональную и технологическую наполненность, построенных с помощью разных программных продуктов, созданных одним или несколькими производителями и т. п. Однако в последнее время всё большее количество экспертов соглашается, что непременными атрибутами комплексной системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёхпрограммных технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками:
1. WorkFlow;
2. DMS (Document Management System);
3. Groupware.
Workflow
Эта концепция была предложена компанией Staffware около 20 лет назад. В ней весь комплекс задач автоматизации бизнеса рассматривается как совокупность бизнес-процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow-системой, обеспечивают формирование описаний процессов, данных, а также содержат средства описания электронных форм для обработки этих данных. Технология WorkFlow обеспечивает чёткое исполнение процесса согласно его описанию. Сервисы системы поддерживают реализацию бизнес-процессов, формирование и подготовку очередей заданий пользователей к обработке, автоматически обеспечивают нужную активность стадий процесса, контроль своевременности исполнения этапов процесса и различные способы реакции на возникающие проблемы. Современная индустриальная WorkFlow-система должна быть достаточно гибкой и включать в себя: инструменты моделирования процессов, актуальных для компании; средства отслеживания состояния процессов и получения информации о несоответствии ихтечения, накопления статистики об отклонениях. Таким образом, WorkFlow-система позволяет непрерывно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; она содержит реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества бизнес-процессов, средства маршрутизации документов и других объектов, интеграции с другими продуктами корпоративных информационных систем. Наличие подобных инструментов позволяет на практике реализовать концепцию непрерывного реинжиниринга бизнеса. Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между участниками бизнес-процесса и имея режим напоминания необходимых действий пользователям, система WorkFlow может существенным образом влиять на скорость реализации бизнес-процессов, производительность и качество труда сотрудников.
| Продукт | Босс-Референт | ГранДок | Дело | ЕВФРАТ-Документооборот | CompanyMedia | LanDocs |
| Стоимость сервера+50 лицензий | 17600 | 10200 | 12100 | 7200 | 21000 | 21050 |
Структура пользователей СЭД по величине предприятия
Document Management System
DMS-системы появились достаточно давно и вначале обеспечивали несложные функции хранения файлов документов (или электронных архивов документов). Набор их был примерно таким: хранение и доступ к файлам; быстрый просмотр документов; разграничение прав доступа; ведение протокола доступа и контроль; отслеживание истории обработки документов; управление версиями.
Со временем они стали прирастать дополнительными функциями, среди которых:
1. Ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;
2. Поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;
3. Описание процесса обработки документов (фиксированных маршрутов);
4. Навигация и организация представления учётной информации о документах;
5. Свободная маршрутизация документов и поддержка персональных очередей пользователей;
6. Описание жизненного цикла обработки документа;
7. Управление процессом маршрутизации и средства мониторинга процессов.
Наличие подобных средств управления процессами контроля, движения и обработки документов делает систему применимой для решения гораздо более широкого круга задач, нежели только ведение архива документов. Именно функциональность DMS-систем позволяет добавить в СЭД столь необходимые функции обработки слабоструктурированных данных.
GroupWare
Данная концепция зародилась где-то в начале 90-х годов прошлого столетия. Основной её идеей было создание удобной среды доступа к разнородной информации и организация групповой работы с ней. Необходимо отметить, что термин GroupWare так и не получил формального толкования. В качестве примера можно назвать такие разные системы, как Link Works и Lotus Notes. В своё время к GroupWare относили и средства организации досок объявлений, и системы календарного планирования, и средства взаимодействия в реальном времени, организации телеконференций и группового пространства для доступа к файлам документов и многое другое. Однако с появлением таких продуктов, как Lotus Domino, Microsoft Exchange и Novell GroupWise, границы данной технологии определились довольно отчётливо.
На GroupWare-компонент возлагают следующие задачи:
1. Создание баз данных группового доступа, в которых может храниться разнородная структурированная и неструктурированная (слабоструктурированная) информация;
2. Унифицированное клиентское рабочее место, обеспечивающее навигацию по всем приложениям, созданным в рамках системы;
3. Встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы;
4. Средства организации представлений (View), позволяющие создавать различные визуальные представления данных, хранящихся в БД, в зависимости от конкретных потребностей пользователей;
5. Встроенные возможности маршрутизации электронных форм, интеграция с электронной почтой и средствами группового планирования;
6. Широкие возможности управления гиперссылками и их использования в приложениях.
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--