Реферат: Электронный документооборот для SMB
Большинство современных СЭД рассчитаны на применение в условиях одновременного функционирования бумажного документооборота. Это несколько задерживает развитие отрасли, однако позволяет организациям внедрять такие системы постепенно, не нарушая установленный режим работы. Обновления также происходят «прозрачно» за счет совместимости различных версий. Важной особенностью всех СЭД является открытость: все АР1-интерфейсы1 открытые, что позволяет добавлять новые функции, а также подстраивать работу всей системы под конкретные бизнес-процессы. Это весьма существенно, поскольку количество бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, очень велико. При внедрении СЭД в определенную организацию речь может идти фактически о двух исполнителях: первый предоставляет платформу (Documentum, Oracle Workflow, MS Axapta), второй (интегратор) — расширяет эту платформу в соответствии с требованиями заказчика и внедряет ее. Стоит сказать, что с появлением «коробочных» СЭД для малого бизнеса ситуация серьезно меняется: у SMB нет денег для оплаты услуг системных интеграторов, в связи с этим приходится жертвовать возможностями тонкой настройки ради унификации и низкой цены.
Ключевым элементом СЭД является наличие интеграционных возможностей: решения могут действовать «в связке» с различными программными приложениями и технологиями работы с документами. В процессе движения документов нет необходимости использовать непосредственно утилиты СЭД: необходимые функции появляются в стандартных приложениях. Кроме того, в некоторых СЭД предусмотрены возможности интеграции с наиболее распространенными ERP-системами (SAP, Oracle), что позволяет системам электронного документооборота выступать в качестве связующего звена между элементами информационной системы организации.
Основные особенности и проблемы
Организация, решившая перейти на электронный документооборот, сталкивается со многими вопросами и проблемами. Первая заключается в том, что выбрать.
При выборе СЭД необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:
1. Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения;
2. Опыт компании в разработке и внедрении СЭД в аналогичных организациях;
3. Возможность доработки СЭД под специфику предприятия;
4. Соответствие компании-поставщика национальным или международным стандартам качества (например, ISO 9001).
Следующий этап — внедрение системы — также предполагает решение некоторых проблем, от которых зависит успех проекта. Все проблемы реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором—недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы—это в первую очередь необходимость вложения значительных средств при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложность интеграции с уже действующими системами. Важно помнить, что СЭД—это не только и не столько техническое решение, сколько организационное. Поэтому при подготовке к внедрению электронного документооборота на первом месте находятся организационные вопросы. На этом этапе нужно выполнить по крайней мере три шага: 1. Анализ бизнес-процессов организации, состояние используемого оборудования и технологий;
2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг бизнес-процессов;
3. Анализ возможных конфигураций аппаратно-программных средств, необходимых для внедрения СЭД.
Основные тенденции развития СЭД
Наиболее заметными изменениями в тенденциях развития СЭД можно назвать переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации документооборота, к интеграции с другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и структур, в том числе неструктурированных форматов: аудио-, видео-, документального и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе. Интеграция корпоративных систем — одна из важнейших проблем современных крупных организаций. Через некоторое время эта проблема придет в SMB. По мнению ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией. Таким образом, возможность интеграции СЭД с другими приложениями критически важна и ее важность только возрастет со временем. Изменятся также и способы интеграции. Если сейчас основной интеграционный слой—API-интерфейс, то в будущем таким слоем вероятно станут Web-сервисы на основе XML (эту идею еще с 2000 г. поддерживают Microsoft, Sun Microsystems, HP и Oracle, включая средства и компоненты Web-сервисов в свои Java-платформы). Это позволит исключить зависимость предприятия от единственного вендора. Здесь же стоит сказать о дальнейшей унификации разработки СЭД—этим, в частности, занимается консорциум Workflow Management Coalition, разрабатывающий ряд соответствующих стандартов. Ключевое условие успеха систем электронного документооборота—их Web-ориентированность. Оно продиктовано все увеличивающейся ролью Web-технологий в жизни организаций.
Объем российского рынка систем электронного документооборота оценивается в 140-150 млн. долл. При этом число компаний, использующих электронный документооборот, превысило 11 тыс., что составляет менее 1% российских предприятий. Наиболее активный пользователь СЭД в настоящее время—крупный бизнес: его доля составляет около 30%. Крупнейший игрок—EMC Documentum - контролирует около 25% рынка в денежном выражении. Вместе с тем российские поставщики подобных систем занимают 40% рынка.
Список литературы
IT спец № 07 ИЮЛЬ 2007