Реферат: Факторы эффективной коммуникации
1. Введение. Постановка тезиса.
Действия любой организации направлены на достижение ее целей, относящихся как к краткосрочному, так и долгосрочному периодам. Успешное выполнение задач организации зависит от того, насколько слаженно работает коллектив, насколько точное и ясное представление о целях всей организации и своей работы в частности имеет каждый член компании. Это обеспечивается за счет хорошо налаженного обмена информацией между всеми сотрудниками, то есть за счет эффективных коммуникаций.
Важное значение коммуникаций для процесса управления обусловлено тем, что практически вся деятельность руководителя – межличностные отношения, информационный обмен, процесс принятия решений, а также постановка целей, организация, мотивация и оценка исполнения работы - требует постоянного обмена информацией. И чем он будет качественнее, тем эффективнее менеджер и организация, которой он управляет.
Из всего вышеизложенного следует, что коммуникации играют определяющую роль в деятельности компании. Коммуникации нередко называют даже “ключевым фактором” организации. Очевидно, что им просто необходимо уделить особое внимание.
Для построения успешных коммуникаций руководителю следует, во-первых, иметь четкую картину структуры коммуникаций в его компании, а во-вторых, знать факторы эффективной коммуникации и учитывать их при построении деятельности организации.
Темой данного эссе является изучение факторов эффективной коммуникации, и это продиктовано вполне обоснованными причинами вследствие актуальности данной проблемы для менеджмента организаций. Это подтверждается изданием многочисленных публикаций на эту тему, количество которых с каждым годом все увеличивается. Как мы уже показали, коммуникации очень важны. Это наверняка признается всеми руководителями. Но вот что делать для их улучшения, не всегда понятно с первого взгляда. Для этого требуется более глубокое рассмотрение проблемы с психологической точки зрения. Решения успешных руководителей должны быть нетривиальны, приниматься с учетом многочисленных публикаций, посвященных проблеме коммуникаций. Не так просто установить качественные коммуникации как может показаться неискушенным менеджерам на первый взгляд. Технологическое оснащение – это последнее, на что следует обращать внимание. На первый план выходят человеческие, психологические факторы, о которых и пойдет речь в эссе.
В настоящее время вопрос эффективности коммуникационных процессов приобрел новое звучание вследствие двух явлений XXIвека, оказывающих огромное влияние на все сферы человеческой деятельности, в том числе и ведение бизнеса. Это глобализация - интернациональные компании встречают новые и совершенно отличные от прежних задачи по обмену информацией и новые информационные технологии, которые при неправильном подходе к процессу управления коммуникационными процессами вряд ли принесут ожидаемый результат. Новейшие публикации крупных исследователей призваны облегчить работу руководителей.
Перейдем к основной части, в которой сначала подробнее остановимся на самом понятии коммуникаций, разберем их структуру, а затем, используя перечисленные понятия и описание коммуникационного процесса, сможем перейти к детальному рассмотрению факторов эффективной коммуникации.
2. Основная часть
2.1. Понятие “коммуникация” и все, что с ним связано.
Термин “коммуникация” появился в научной литературе сравнительно недавно - в начале XX века. Он происходит от лат. communico, что означает - делаю общим, связываю, общаюсь. В этом и заключен весь смысл коммуникаций в организации: делать общее дело – достижение целей организации – можно только имея крепкие связи, которые существуют за счет общения всех членов предприятия.
Вот некоторые особенности определения коммуникаций:
«некие символы для передачи смысла информации;
личностный процесс, в результате которого происходит обмен поведенческими моделями;
обмен, посредством которого может быть оказано некоторое влияние или воздействие.» [1, с.4]
Понимание того, насколько важно всесторонне исcледовать социальный фактор коммуникаций, пришло далеко не сразу. «Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанным с построением и функционированием коммуникационных сетей.» [3]
Первыми обратили внимание на коммуникационные процессы представители научного управления. В рамках этой школы менеджмента коммуникации рассматривались как часть жесткой организационной структуры и заключались только в вертикальной (т.е. от руководителей к подчиненным) связи. Действительно важное значение впервые придала коммуникациям возникшая позже школа человеческих отношений. Их заслугой является расширение коммуникаций в область неформальных отношений, взаимодействия различных отделов. И уже представители школы социальных систем рассматривали коммуникации как связующее средство всех частей организации.
В организации существуют различные виды коммуникаций.
2.2. Виды коммуникаций
С внешней средой - с государственными и негосударственными службами, правоохранительными органами, с имеющимися и потенциальными потребителями, конкурентами, поставщиками и т.д. Задачи – построение определенного “имиджа” компании, продвижение товаров на рынок с использованием рекламы, решение проблем, обусловленных внешним окружением – для этого проводятся собрания, ведутся телефонные переговоры, используются служебные записки, видеоотчеты и т.д.
Коммуникации между уровнями и подразделениями организации
1.М ежуровневые ( вертикальные) :
по нисходящей – передача информации с высших уровней на низшие. Сотрудников извещают о задачах на текущий период, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д.
по восходящей – информация передается с низших уровней на высшие. Таким образом, коллектив сигнализирует о проблемах, с которыми он сталкивается в процессе осуществления намеченного плана, предлагает рационализаторские решения. Кроме того, руководство формирует представление об атмосфере коллектива. Форма - отчеты, предложения и объяснительные записки.
2. Горизонтальные – коммуникации осуществляются для согласования действий всех подразделений компании. Горизонтальный обмен информацией происходит гораздо чаще, чем вертикальный и менее подвержен искажениям.
3.Неформальные – канал распространения слухов.
Теперь разложим коммуникационный процесс по полочкам, чтобы лучше представлять его структуру.
2.3.Составляющие коммуникационного процесса.
«Коммуникации — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, — смысл может быть утрачен.» [2, c.101]
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--