Реферат: Функции тайм-менеджмента

5. контролировать рабочий процесс и результаты;

6. давать оценку своим сотрудникам;

7. пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Передача задач или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Начальник ни в коем случае не передает своих управленческих функций, задачи высокой степени риска и ответственности за руководство.

6. Контроль итогов и корректировка целей

Контроль результатов служит для оптимизации трудового процесса, он охватывает три задачи:

1. Осмысление физического состояния. Приносит ли планирование результаты, способствует ли комфорту;

2. Сравнение запланированного с максимально возможным. Регулярно анализируйте свою деятельность, определяйте моменты потери времени, составляйте листки помех;

3. Корректировка по установленным отклонениям. Необходимо перепроверять планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Различают контроль результатов труда и контроль конкретных задач, не пренебрегайте ни тем, ни другим.

Не переносите анализ рабочего дня на время непосредственно перед сном – возвращаясь к плану и его исполнению, вы рискуете длительное время не заснуть.

7. Информация и коммуникация

«Каждый день на нас обрушивается огромный поток информации, под которым немудрено утонуть. Выработка единой системы приема и передачи информации, контроль над ее соблюдением и повышение культуры общения в целом сэкономит ваше и чужое время. Разработайте личный рациональный подход к овладению информацией, научитесь выбирать главное, отбрасывать мелочи, запоминать необходимое. Выясняйте, что следует изучить более детально, следуйте смысловому содержанию и идее, а не словам. Поспособствуйте и коллегам в развитии данного направления[5] ».

Сочетание личного и рабочего времени для человека, занимающегося напряженным интеллектуальным трудом, характерно использование в работе трех основных блоков:

1. Блок накопления и обработки новой информации;

2. Блок отдачи и распределения информации;

3. Блок отдыха и релаксации.

Каждый из этих блоков является неотъемлемой частью гармоничного развития личности. Нарушение пропорций между данными блоками или игнорирование одного из них приводит к уменьшению работоспособности и эффективности труда. Поддержание режима устойчивого личного и организационного развития в долгосрочной перспективе, высокого уровня здоровья и творческой активности путем оптимального сочетания режимов функционирования и развития является основным условием стабильной работы любой фирмы.

Работа без ограничений – вернейший способ заработать себе стресс, а лучшая борьба со стрессом - это умение вовремя и грамотно расслабляться. Хитрость нашей жизни в понимании: если вы что-то пропустите или не успеете - ничего ужасного не произойдет. Это не значит, что нужно безответственно относиться к своей работе – но всего лишь означает трезвую оценку своих возможностей. Если вы подорвете свое здоровье сегодня, завтра некому будет позаботиться ни о вас, ни о вашей семье. И здесь, сейчас, даже посреди аврала – всегда существует еще очень много вещей, которым имеет смысл уделить внимание. И в нашей с вами реальности нет ничего более важного, чем собственное спокойствие и благополучие здесь и сейчас, а не после того, как вы упадете бездыханным от переутомления.

8. Пять уроков тайм-менеджмента

1. Отдыхайте после обеда

«В японском языке есть особое слово, обозначающее смерть от переутомления на работе — «кароши». В 2005 году от нее пострадало 115 японцев. Чтобы не проследовать за ними к праотцам, пересмотрите свой рабочий распорядок. У человека есть два пика активности, обусловленные биологическими часами — с 9 до 12 и с 16 до 19 часов. С 12 до 16 трудовой порыв идет на спад, поэтому в это время не назначайте важных встреч и отмените дела, требующие концентрации.

2. Стройте реалистичные планы

Когда вы настроены позитивно и в хорошем настроении, день пролетает незаметно. Чтобы легче втянуться в работу, создайте себе «якорь» — этот термин из психологии означает какую-то деталь, музыку, цвет или действие, связанное с определенным эмоциональным состоянием. Например, по дороге на переговоры слушайте энергичную или агрессивную музыку, при интеллектуальной работе — легкую инструментальную или классику. Любимую музыку оставьте для отдыха. Или пейте на работе только кофе и апельсиновый сок, а в свободное время — зеленый чай и фруктовые коктейли. Непременное условие удачного рабочего дня — четкий план. Но не относитесь к нему как к закону — это лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления. Разбивайте задачи на «жесткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «затратные», которые требуют много времени и сил, но не имеют жесткой временной привязки.

3. Не откладывайте до последнего

У каждого из нас есть висящие дела — при встрече с директором узнать о судьбе нового проекта, обновить список рассылки, сдать дубленку в химчистку. Эти задачи не горят, но тормозят развитие долгосрочных проектов. Чтобы не забыть о них в суматохе дел,

разбейте их на группы, привязанные к месту или определенному человеку — «у начальника», «в бухгалтерии», «по дороге домой». Также можно разбить их на группы по обстоятельствам — «когда одобрили проект», «когда шеф в хорошем настроении». Один мой клиент, важный босс, завел в электронной почте папку «Когда не хочется работать» и складывал туда поручения подчиненным без жесткого срока исполнения. Когда наступал «момент лени», он просматривал папку и звонил сотрудникам, напоминая, что «шеф никогда ничего не забывает». Вы можете записывать такие дела на стикеры и переносить в органайзере со дня на день, пока не случится оказия. Вы избавитесь от дел, которые никак не реализуются, оставляя у вас ощущение «недоделанности». А вот для решения важных проблем я рекомендую метод «лягушки» — так в тайм-менеджменте называются неприятные, но требующие решения задачи: переговорить с упрямым клиентом, подписать заявление на отпуск у шефа, записаться, наконец, к зубному. Один коллега рассказал, как он решил проблему с налоговой инспекцией. Вопрос был несрочный, но откладывать до бесконечности его было нельзя. Он разделил огромную «лягушку» на много маленьких кусочков — прописал целых сто шагов: «купить конверт», «найти в справочнике адрес налоговой», «надписать конверт» и т.д. И каждое утро вычеркивал по пять пунктов. Через месяц вопрос был закрыт. Следуйте испанской поговорке: «Каждое утро съедайте лягушку: если не съесть ее с утра, она будет портить вам настроение весь день».

4. Не распыляйтесь по мелочам

Начальник спешит поделиться свежими мыслями, коллега просит совета, секретарь переключает посторонний звонок... Если сложить вместе эти минуты и прибавить к ним внутренние отвлекающие моменты — «попить кофе», «найти в интернете песню», «позвонить домой», то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то как минимум четверть рабочего времени.