Реферат: Имидж и этикет делового человека

Кстати сказать, чиновник высокого ранга, которого секретарь предупредил о приеме, мог бы и не входить в кабинет, не мешать работе своего подчиненного и не ставить его в затруднительное положение. Только необходимость срочно решить очень важный вопрос может послужить оправданием такого поступка.

Нарушают служебный этикет те руководители (их, к сожалению, немало), которые свое время, свои планы ставят превыше всего. О чувстве меры, служебном этикете, а главное о собственном авторитете среди подчиненных не должен забывать ни один руководитель.

Тактичный начальник всегда будет считаться с самолюбием подчиненных. Каждый человек — личность, он имеет свой характер, свое представление о жизни, свое мнение, и не учитывать этого — значит игнорировать его индивидуальность, его достоинство. Поэтому всякая критика должна быть не только справедливой, обоснованной, но и корректной по форме. Лучше всего высказать свои претензии подчиненному наедине с ним, при этом выслушать и его объяснения. Никогда не оставлять без внимания те недостатки и погрешности в деятельности подчиненных, которые мешают общему делу. Уметь правильно делать замечания и критиковать — искусство руководителя.

Особую осторожность надо проявлять при вынесении взысканий подчиненным. Объявить подчиненному выговор тоже надо уметь. Нельзя начинать разговор с провинившимся с окрика, оскорбления. Нельзя унижать личность.

X. Маккей говорил, что руководитель любого ранга должен изучать и понимать своего подчиненного, помогать ему, чтобы правильно использовать его на рабочем месте. Тут уместно напомнить, что основная мысль выдающихся теоретиков управления сводится к тому, что умение обращаться с подчиненными — это профессиональная обязанность руководителя, начальника, менеджера. Поэтому надо выяснить, прежде всего, причину, почему данный сотрудник совершил проступок, допустил брак или пришел нетрезвым. Может быть, это произошло по очень важной причине. Тогда ему надо помочь. Главное, руководитель прежде должен понять, почему данный случай произошел с его подчиненным, а потом уже делать выводы. Может быть, на этот раз его можно простить. Другое дело, если этот же подчиненный и в следующий раз допустил брак, пришел на работу в нетрезвом состоянии, тогда уже надо принимать административные меры, соблюдая, разумеется, моральные и соответствующие законодательные нормы.

А как правильно объявить благодарность ? Поводов для этого немало: юбилей или день рождения сотрудника, досрочное выполнение ответственного задания и т.п.

Раньше, когда в нашей стране существовало соцсоревнование, печатали приказ о награждении отличившегося работника грамотой или грамотой и месячным окладом и вывешивали его на доске объявлений, которая не всегда выглядела лучшим образом. Именно так сухо и формально чаще всего было в рабочих коллективах.

Поздравление же должно быть неказенным, чтобы не только сам работник, но и коллектив запомнил его на долгие годы. Руководитель предприятия должен обязательно прийти в коллектив (отдел, бригаду, цех), где работает юбиляр, и при всех поздравить его, поблагодарить за отличную работу. Это производит хороший психологический эффект. Для сотрудника важно не только то, что сам руководитель пришел его поздравить, но и то, что поздравили его в коллективе. Ведь подспудно каждый из присутствующих рассчитывает на такое же отношение и к себе. Неформальное, сердечное поздравление высоко ценится в коллективе любого профиля и состава. Иногда месячный оклад не так важен, как приход начальника и благодарность, высказанная им в присутствии сотрудников.

Поведение, стиль работы руководителя во многом определяют имидж фирмы. Анализ работы многих предприятий, организаций, учреждений показал, что их имидж зависит не только от руководителя, но в значительной степени и от секретаря.

Любой посетитель начинает свое знакомство с фирмой и получает первое впечатление о ней, когда входит в приемную. Впечатление, которое произведет на него секретарь, уже в какой-то степени определяет уровень солидности, имидж данной фирмы. Поэтому роль секретаря и все, что связано с его работой, должны быть очень тщательно продуманы руководителем фирмы.

Секретарь — в первую очередь внешне — должен выглядеть очень аккуратно и подтянуто, без излишеств косметики и украшений. Нужно уметь корректировать моду соответственно обстоятельствам, следовательно, воздерживаться от мини-юбок, декольте, маек и подобных бытовых элементов одежды.

Чаще всего секретарь — это деловая женщина. Она должна приходить на работу в соответствующем деловой обстановке виде. Ни в коем случае без чулок, в подследниках и босоножках. Даже просто посетительницы (включая и домохозяек), идущие в присутственное место, должны проследить за своим внешним видом, чтобы выглядеть соответственно обстановке.

Ошибка наших работающих женщин состоит в том, что они не всегда учитывают, что позволено в одежде дома и что недопустимо на работе (платье-халат, сарафан, кеды, джинсы, мини-юбки, легинсы, лосины — вещи не для рабочей обстановки). Женщинам-секретарям рекомендуется носить строгие платья, костюмы, блузы и юбки, галстуки.

Все в работе секретаря, начиная с первых шагов на службе, должно быть продумано, выверено. Секретарю следует проверить, прежде всего, свои вчерашние записи, отобрать дела, которые нужно выполнить в первую очередь.

Впечатление о фирме можно составить и по тому, как секретарь ведет разговоры по телефону. Если он, сняв трубку, произносит: "Алло. Добрый день!", у воспитанного человека остается неприятный осадок, так как "Алло" — это домашняя форма телефонного разговора. Нужно, сняв трубку, поздороваться (это правило элементарной вежливости) и тут же назвать свою фирму. Не следует произносить приветствие механически, хорошо когда в голосе чувствуется благожелательность, это произведет на того, кто звонит, благоприятное впечатление.

Если начальник отсутствует, секретарь должен поинтересоваться, как сообщить ему, когда он придет, о звонившем. Вопросы могут быть сформулированы по-разному ("Вы хотите что-то передать?", "Будьте любезны представиться", "Как я должна доложить о вас шефу?" и т.п.), но обязательно должны сопровождаться словами: "пожалуйста", "спасибо", "будьте любезны", "будьте добры", "прошу вас".

Не расслышав фразы или не поняв точно фамилию, имя, отчество говорящего по телефону, нужно сказать: "Простите, я не расслышал(а), повторите, пожалуйста".

И еще. Вопрос "что?" лучше не задавать. "Что?" никогда не говорят на?