Реферат: Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Система хранения документов — это совокупность способов учета и систематизации документов с целью их поиска и исполь­зования в текущей деятельности учреждения. Для системы хране­ния документов наиболее значимыми понятиями являются поня­тия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — системати­зированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроиз­водстве учреждения, расположенных в определенной последова­тельности с указанием сроков их хранения, а дело — это сово­купность документов (или документ), относящихся к одному воп­росу, помещенных в отдельную обложку.

2. Основные требования к оформлению управленческих документов.

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, рас­положенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множе­ства документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр уста­новлен ГОСТом 6.10.5-87.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Наиболее полно требования к составу и оформлению рекви­зитов изложены в двух нормативных актах — Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти макси­мальный набор реквизитов для любого из управленческих доку­ментов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них — взаимоисключающие, постольку на конкретном документе рек­визитов будет, безусловно, меньше.

Состав реквизитов следующим:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;