Реферат: Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточне­ния затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включа­ет фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя доку­мента и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она проставляется на первой странице документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (28) по воз­можности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления доку­мента, его входящий регистрационный номер.

Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные.

3. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов.

В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не име­ющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифициро­ваны и стандартизированы.

Унификация однотипных управленческих документов заклю­чается в установлении единообразия их состава и форм.

Стандартизация — это форма юридического закрепления ре­зультатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатыва­ются государственные стандарты на терминологию делопроизвод­ства и архивного дела и на требования к составлению и оформле­нию управленческих документов. В настоящее время действует два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы докумен­тации. Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления».

Основная цель унификации и стандартизации — создание таких форм документов, применение которых будет экономи­чески эффективно, повысит общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

· термины и определения, используемые при работе с управлен­ческой информацией;

· организационные структуры организаций, учреждений и пред­приятий;

· управленческие функции;

· управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандарти­зации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг. С тех пор с перерывами ведутся постоянные работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой ра­боте привлечены все ведущие министерства и ведомства.

В работе по унификации документов, в частности внешнетор­говых, принимают участие более десяти международных органи­заций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Ев­ропейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная орга­низация стандартизации (ИСО) и др.

Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компью­терных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает уни­фикацию состава документов, создаваемых при решении управ­ленческих задач, и форм документов.

Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и до­статочных для решения управленческих задач. В результате унифи­кации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и со­став документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреп­лении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению докумен­тов, и установлении единых требований к их составлению и офор­млению.

Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятель­ности организации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение в Альбоме форм документов, применя­емых в деятельности организации.

4.Понятие «документооборот»

и его организация.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулиро­вания документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию;

• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

• организация рационального движения документов внутри организации;

• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых до­кументов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как прави­ло, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Предпочтение справедливо отдается централизованной экспе­диции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это по­зволяет поднять производительность труда, более точно опреде­лить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.