Реферат: Информационные технологии в системе менеджмента

- рационализируются в первую очередь рабочие места, происходит перераспределение функций между техническими работниками (операторами), специалистами (администраторами);

- происходит слияние функций сбора и обработки информации – физический поток документов – с функцией принятия решений – информационный поток;

- вопросам коммуникаций отводится второстепенная роль.

Вторая стратегия – организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект:

- основной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных;

- вводятся новые рабочие места, ликвидируются старые должности, производится запроектированное перераспределение обязанностей практически всеми сотрудниками фирмы;

- разрабатывается новая нормативно-методическое обеспечение по организации документационного обеспечения, проводится сплошное переобучение сотрудников в в работе по новым технологиям;

- продуктивность организационной структуры возрастает, так как рационально распределяются архивные данные, снижается объём циркулирующей по системным канала информации и достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объёма решаемых задач.

Итак, первая стратегия ориентируется на существующую структуру учреждения, при этом степень риска от внедрения сводится к минимуму, ибо затраты минимальны и организационная структура не рационализируется; вторая – на будущую структуру, при которой система расширяется строго в соответствии с потребностями, но в заданных параметрах.

Для обеих стратегий принципиально меняется подход к использованию информационной технике: она становиться основой типового оснащения рабочего места в офисе. Тем самым ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой. Для новой информационной технологии характерны:

- работа пользователя в режиме манипулирования данными. Пользователь должен "видеть" - средства вывода: экран. Принтер – и " действовать" – средства вывода: клавиатура, "мышь", сканер;

- сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, предусматривающая единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, восстановления и защиты данных;

- безбумаженный процесс обработки документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа, а промежуточные версии и необходимые данные записаны на машине носителе и доводятся до пользователя через экран видеотерминала;

- интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широкими возможностями для пользователя;

- возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи.

При этом на счет универсальности используемых технических и программных средств обеспечения не только технологическая и методическая интеграция, но и организационная (физическая) интеграция информационных систем и процессов в виде широкой сети автоматизированных рабочих мест (AРМ).

Список литературы

"Документальное обеспечение управления" – А.В.Пшенко 3-е издание