Реферат: Кадрове діловодство

· по пропозиціях, заявам і скаргам громадян

· тематичні (накази, рішення) і ін

Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованих на машинних носіях.

Організація контролю за виконанням документів

Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядницьких документів здійснюється з доручення керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій – з дати їх надходження. Терміни виконання документів встановлені в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.

Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни – прийняттям нового акту, індивідуальні – розпорядженням керівника, що їх установив.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам і іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у регістраційно-контрольній картці і на екземплярі відповіді, що лишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри, заповнювані при реєстрації документів.

Службою контролю здійснюються наступні операції:

· формування картотеки контрольованих документів

· напрямок картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець

· з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону конкретного виконавця

· нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання

· одержання інформації про хід і результати виконання

· запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа

· регулярне інформування керівників про стан і результати виконання

· повідомлення про хід і результат виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів

· зняття документів з контролю за вказівкою керівників

· формування картотеки виконаних документів

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизується по термінах виконання документів, по виконавцях, групам документів (накази міністра, рішення колегії й ін.).

Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку:

1. Завдань наступних років – не рідше одного разу в рік

2. Завдань наступних місяців поточного року – не рідше одного разу на місяць

3. Завдань, доручень поточного місяця – кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну.

Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу організацію з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом відправляється два екземпляри регістраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається з указівкою дати виконання і змісти відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах.

Служба документаційного забезпечення чи особа, відповідальна за документацію, враховують і узагальнюють дані про хід і результати виконання документів у терміни, установлені керівником, але не рідше одного разу на місяць.

Формування справ – угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації і її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення чи особою, відповідальною за документацію.

При формуванні справ необхідно дотримувати наступні загальні правила:

· Поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі

· Поміщати разом усі документи, що відносяться до вирішення даного питання