Реферат: Кадрове діловодство

· Групувати в справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ

· Роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів збереження

· Поміщати в справу машинограмми на загальних підставах.

У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

Збереження документів, складання номенклатури справ, архівація

Номенклатура справ – це систематизований перелік справ які заводять в організації із указівкою термінів їх збереження, оформлена у встановленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обґрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і номенклатуру для організації.

Типова номенклатура справ складається для однорідних по характеру діяльності і структурі організацій. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації в галузі і є нормативним документом.

Зразкова номенклатура справ установлює зразковий склад справ для однорідних по характеру діяльності, але різних за структурою організацій із указівкою їхнього індексу і носить рекомендаційний характер.

Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами документаційного забезпечення міністерств і відомств, затверджуються їх керівниками. Перед затвердженням типові і зразкові номенклатури узгоджуються з Центральною експертною комісією міністерства (відомства) чи організації, що мають підвідомчу мережу, на яку поширюється типова (зразкова) номенклатура справ. Потім вони підлягають узгодженню з організаціями державної архівної служби.

Підготовка документів до архівного збереження.

1. Обробка справ.

У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань на перше місце виступає така функція документа - як нагромадження і збереження інформації. Документи стають хоронителями інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи.

Швидкий пошук і використання таких документів можливий лише при чіткій їхній класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Державний стандарт дає визначення справи, як «Сукупність документів чи документи, що відносяться до одного питання або частини діяльності і поміщені в одну обкладинку». Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів установи. Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання. У структурних підрозділах документи повинні зберігається ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них ще часто звертаються за довідками. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені і здані в архів установи.

Обробка справ для збереження включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи з постійним і довгостроковим термінами збереження. У великих установах ці роботи проводяться під контролем і при методичній допомозі співробітників архіву установи.

2. Експертиза цінності документів.

Добір документів на збереження або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів.

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів.

Другий раз експертиза цінності вже самих документів проводиться через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, при підготовці документів до тривалого збереження чи здачі в архів установи.

Третій раз знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне збереження з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів у установах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), що діє постійно, а у великих установах діють центральні експертні комісії (ЦЕК), що поєднують і координують роботу ЕК структурних підрозділів.

Порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) і їх функції визначені в «Основних правилах роботи відомчих архівів». ЕК створюється наказом керівника з числа кваліфікованих працівників, що мають великий досвід роботи, завідувачів канцелярією, відомчим архівом і керівника бухгалтерії (3-5 чоловік). У невеликих фірмах до складу ЕК входять секретар і бухгалтер.

Задачі ЕК (ЦЕК ):

- розгляд проектів номенклатури справ установ і його структурних підрозділів;

-організація щорічного добору документів на збереження і знищення;

- розгляд річних розділів описів справ постійного збереження й описів справ тимчасового збереження (понад 10 років), у т.ч. по особовому складу і т.д.

Експертиза наукової і практичної цінності документів повинна проводиться систематично. Конкретні терміни збереження документів установлюються за допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків документальних матеріалів із указівкою термінів збереження різних категорій документів.

Архівними установами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, що іде за роком закінчення справи.

Виділяються 4 групи справ :