Реферат: Как овладеть искусством делового письма

3. Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается.

4. Предложение условий платежей.

5. Указать сроки и условия доставки.

6. Стандартное окончание письма.

7. Ваша подпись, имя, должность.

Золотое правило

Начиная с п.2.5 Заказ строка Тема письма = Subject line становится обязательной!

2.6. Ответ на письмо-заказ.

Для таких писем тоже существуют стандартный план.

План письма:

1. Выразите благодарность за заказ продукта.

2. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

3. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.

4. Стандартное окончание письма с надеждой на совместный бизнес в будущем.

5. Подпись, имя, должность.

2.7. Жалоба

Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма- жалобы не просто "выпустить пар", а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма- жалобы можно представить в следующем виде.

План письма

1. Объясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.).

2. Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.

3. Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали данную проблему.

4. Если это уместно, опишите Ваши собственные действия, которые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему.

5. Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек.

6. Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если Ваши требования не будут удовлетворены.

7. Стандартное окончание письма.

8. Подпись, имя, должность.

2.8. Ответ на жалобу

Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к "трудным" письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.

План письма:

1. Ссылканаписьмо-жалобу.

2. Объясните, что вызвало проблему.

3. Перечислите Ваши действия, которые были Вами предприняты, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно.