Реферат: КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ И ФИЛЬТРЫ В MicroSoft Excel

1. Выберите из раскрывающегося списка "Функция" функцию, которую следует использовать для обработки данных.

2. Введите исходную область консолидируемых данных в поле "Ссылка". Убедитесь, что исходная область имеет заголовок. После этого нужно нажать кнопку "Добавить".

3. В наборе флажков "Использовать в качестве имен" установите флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно.

4. Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными".

Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.

Примечание :

Если метки в одной из исходных областей не совпадают с метками в других исходных областях, то при консолидации данных для них будут созданы отдельные строки или столбцы.

Задание исходных областей консолидируемых данных

Исходные области обрабатываемых данных задаются либо трехмерными формулами, либо в поле Ссылка диалогового окна Консолидация. Источники данных могут находиться на том же листе, что и таблица консолидации, на других листах той же книги, в других книгах или в файлах Lotus 1-2-3.

При описании исходных областей следуйте следующим рекомендациям.

¨ Для облегчения работы с исходными областями задайте имя каждого диапазона и используйте в поле Ссылка только имена.

¨ Если исходные области и область назначения находятся на одном листе, используйте имена или ссылки на диапазоны.

¨ Если исходные области и область назначения находятся на разных листах, используйте имя листа и имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон с заголовком «Бюджет», находящийся в книге на листе «

¨ Бухгалтерия», введите Бухгалтерия!Бюджет.

¨ Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах, используйте имя книги, имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон «Продажи» из листа «Дальний Восток» в книге «1996», находящейся в этой же папке, введите:

¨ '[1996.xls]Дальний Восток'!Продажи

¨ Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах разных каталогов диска, используйте полный путь к файлу книги, имя книги, имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон «Оборот» листа «Февраль» в книге «Отдел продаж», которая находится в папке «Бюджет», введите:

'[C:\Бюджет\Отдел продаж.xls]Февраль'!Оборот

Примечание. Если диапазонам назначены уникальные, не присвоенные автоматически имена, то в ссылке можно не указывать имена листов. Например '[1996.xls]'!Продажи или '[C:\Бюджет\Отдел продаж.xls]'!Оборот в предыдущих примерах.

Совет.

Чтобы задать описание источника данных, не нажимая клавиш клавиатуры, укажите поле Ссылка, а затем выделите исходную область. Чтобы задать исходную область в другой книге, нажмите кнопку Обзор. Чтобы убрать диалоговое окно Консолидация на время выбора исходной области, нажмите кнопку свертывания диалогового окна

Изменение итоговой таблицы консолидации данных

После создания итоговой таблицы с помощью команды Консолидация можно добавлять, удалять или изменять исходные области данных. Кроме этого, можно создать связи итоговой таблицы с исходными данными, с тем чтобы данные области назначения автоматически обновлялись при изменении данных в исходных областях.

конечная область

Выбранный для хранения консолидируемых данных диапазон ячеек. Конечный диапазон может находиться на том же листе, что и исходные данные, а также на другом листе. Лист может содержать только один конечный диапазон консолидации.

Примечание.

Если консолидация данных производилась с помощью трехмерных ссылок, то изменение итоговой таблицы осуществляется посредством изменения формул (например, для добавления исходных областей) или удаления листа из списка листов, используемых в формулах.

Добавление области данных в итоговую таблицу

Если при консолидации не создавались связи с исходными данными, можно добавить новые исходные области и пересчитать данные в области назначения. Если были созданы связи с исходными областями, удалите итоговую таблицу, а затем удалите структуру, если она существует на листе. Для добавления области данных в итоговую таблицу укажите верхнюю левую ячейку существующей итоговой таблицы. Далее выберите команду «Консолидация» в меню «Данные а так же укажите поле «Ссылка». Если лист, содержащий новый источник данных, является текущим, выделите на нем исходную область.