Реферат: Методичні підходи до створення інтегрованих систем управління
3. Аналіз спільних елементів у стандартах на системи управління
На сьогодні не існує узагальненого стандарту на системи управління. Проте ISOта інші міжнародні організації прийняли окремі стандарти та настанови, призначені для специфічних окремих сфер управління та галузей таких як якість, екологія, охорона здоров”я та промислова безпека, соціальна відповідальність, а також харчова, медична, фармакологічна, автомобільна, аерокосмічна, телекомунікаційна, лісова галузі промисловості. Створена інтегрована система управління має базуватись на певних основоположних принципах. Правильність такого підходу підтверджено практикою розроблення та впровадження стандартів на системи управління якістю версії 2000 року. Універсальність вісьмох принципів TQM – ідеологічної основи стандартів ISO серії 9000, робить їх придатними для побудови ІСУ. Розглянуті вище французька та нідерландська настанови щодо інтеграції систем управління пропонують додати ще один ключовий принцип – аналіз та управління ризиками.
Порівняльний аналіз вимог найбільш розповсюджених на сьогодні стандартів на окремі системи управління [6 - 9] свідчить про їх близькість у застосуванні спільних підходів та елементів. Відповідність вимог на системи управління наведено у таблиці 2.
Загальну модель ІСУ на основі спільної ідеології та елементів управління представлено на рис. 2.
Таблиця 2
Відповідність вимог стандартів на системи управління
| Спільні елементи систем управління | Номери пунктів стандартів | |||
| ISO 9000 | ISO 14000 | OHSAS 18001 | SA 8000 | |
| 1 . Політика і цілі | 5.3, 5.4.1 | 4.2, 4.3.3 | 4.2, 4.3.3 | 9.1 |
| 2. Планування, в тому числі: | 5.4.2 | 4.3.3 | 4.3.1 | 9.5 |
| - розподіл повноважень та відповідальності | 5.5.1 | 4.4.1 | 4.4.1 | 9.5 |
| - представник керівництва | 5.5.2 | 4.4.1 | 4.4.1 | 9.3 |
| - внутрішнє інформування | 5.5.3 | 4.4.3 | 4.4.3 | |
| - ідентифікація вимог | 7.2.1 | 4.3.1 4.3.2 | 4.3.2 | |
| 3. Впровадження та функціонування, в тому числі: | ||||
| - управління основною діяльністю | 7.5 | 4.4.6 | 4.4.6 | |
| - менеджмент ресурсів | 6.1.- 6.4 | 4.4.1, 4.4.2, 4.3, 4.4 | 4.4.2 | |
| - управління документацією | 4.2, 4.3 | 4.4.4. | 4.4.5 | 9.1 |
| - управління записами | 4.2, 4.4. | 4.5.3 | 4.5.3 | 9.14 |
| 4. Оцінювання відповідності, в тому числі: | ||||
| - моніторинг та вимірювання | 8.2 | 4.5.1 | 4.5.1 | |
| - управління невідповідною продукцією та в аварійних ситуаціях | 8.3 | 4.4.7 | 4.4.7 | |
| - внутрішні аудити | 8.2.2 | 4.5.4 | 4.5.4 | |
| 5. Поліпшення, у тому числі: | ||||
| - коригувальні дії | 8.5.2 | 4.5.2 | 4.5.1 | 9.11 |
| - запобіжні дії | 8.5.3 | 4.5.2 | 4.5.2 | |
| - постійне поліпшення | 8.5.1 | 4.3.4 | 4.3.4 | 9.1 |
| 6. Аналіз з боку керівництва | 5.6 | 4.6 | 4.6 | |
Досить складне завдання розроблення, впровадження та підтримання ІСУ здатен виконати лише високо компетентний персонал. Саме тому базовою складовою ІСУ є підготовка персоналу (див. рис. 2). У свою чергу, головної мети створення ІСУ – забезпечення сталого розвитку організації, можна досягти на основі постійного впровадження нових ідей, знань, технологій, обладнання, тобто завдяки інноваціям. Таким чином для досягнення успіху в умовах конкурентної боротьби організація повинна бути зорієнтована на постійний пошук, збирання і продукування нових знань. В цьому сенсі управління знаннями стає суттєвою конкурентною перевагою [10].
Управління знаннями може бути визначено, як систематичне та організоване застосування суми знань, які щоденно використовуються в організації. Існують дві фази процесу управління знаннями. Перша фаза полягає у збиранні та структуруванні інформації, що генерується в організації у процесі її повсякденної діяльності. Метою цього етапу є збирання, сортування та організація усіх документованих ресурсів, проектів, індивідуальних здібностей тощо. При цьому слід розуміти, що зібрана інформація дуже швидко застаріває. Тому дуже важливою є друга фаза, яка полягає у створенні сприятливого комунікаційного середовища для якомога ширшого розповсюдження зібраних знань серед персоналу, ознайомлення з ними та конвертації цих знань у інновації. Фактично управління знаннями має сприяти еволюції знань у нові знання, які додадуть цінності результатам діяльності організації. Керуючись змістом процесу управління знаннями, можна виокремити ключові елементи цієї сфери діяльності, які представлено на рис. 3.
Дуже важливою є роль сучасних інформаційних технологій для збирання і аналізування відповідної інформації про знання у певних наукових напрямках, що містяться у документах, досвіді, уміннях, навичках співробітників, які визначають подальший науковий розвиток, безпосередньо впливають на стратегічний розвиток організації. При цьому мова не йде про просте накопичення загального масиву знань у певній сфері діяльності. Структуризація знань через опис набору умінь, навичок, досвіду поєднана з виявленням найкращих фахівців – носіїв унікальних знань дає змогу отримувати й генерувати нові знання для вирішення все нових практичних і теоретичних задач, що постають перед суспільством.
Існують дві основні стратегії управління знаннями, а саме кодифікація і персоніфікація. Стратегія кодифікації, яка потребує значних інвестицій у розвиток комп’ютерного й інформаційного забезпечення, базується на формуванні масиву знань і відповідних довідково-пошукових системах без прив”язування їх до фахівців, які їх генерували. Це дає можливість іншим спеціалістам повторно використовувати накопиченні знання для вирішення подібних задач.
Такий підхід дозволяє значно зменшити вартість самого інтелектуального продукту, отримати його у короткий термін. До того ж якість і правильність знайденого рішення є досить високою, оскільки воно перевірено на практиці у попередніх випадках – аналогах ситуацій.
Така стратегія успішно використовується організаціями, що працюють у сфері надання послуг. Наприклад, медичних щодо формування схеми лікування на основі масиву аналогічних захворювань і пропонованих методів лікування, або постачання комп”ютерних систем різної конфігурації для вирішення конкретних задач замовника обладнання.
Іншою стратегією управління знаннями є стратегія персоніфікації. Вона базується на створенні баз даних щодо фахівців – носіїв унікальних знань. Нові знання генеруються під час очних зустрічей, обговорень, мозкових штурмів фахівців, а також з застосуванням сучасних комунікаційних технологій на зразок теле, відео конференцій, використання Internet, супутникових мереж, телефону, факсу, електронної пошти тощо.
Ця стратегія здебільшого використовується для вирішення складних унікальних задач, що відрізняються від типових, що часто зустрічаються у повсякденній практиці.
Вартим уваги є досвід іспанської організації стандартизації (AENOR), якою розроблено та прийнято серію стандартів UEN 166000 на систему управління дослідженнями, розробленням та інноваціями [11]. Стандарти визначають важливість технологічного нагляду, прогнозування, творчого підходу, внутрішнього та зовнішнього аналізу. Застосування зазначених стандартів разом з стандартами якості, екології, промислової безпеки дає організації можливість створити інтегровану систему управління, орієнтовану на постійне впровадження нових розробок та інновацій.
4. Розроблення ІСУ та переваги від її впровадження
Практика свідчить, що ефективне розроблення ІСУ здійснюється на базі вже розробленої і впровадженої системи управління якістю, як ідеологічної основи для інтеграції з іншими системами управління.
Етапу розроблення має передувати ретельний аналіз з боку керівництва сильних, слабких сторін організації, можливостей та загроз (так званий SWOT – аналіз), результатом якого має стати висновок щодо здатності організації виконати таку складну задачу. Авторами у [12] запропоновано підхід з використанням інструментів управління проектами для успішного розроблення системи управління якістю, який доцільно використовувати для розроблення ІСУ.
При цьому особливу увагу слід звернути на підготовку бізнес – плану розроблення і впровадження ІСУ, рівень компетентності персоналу, наявність відповідних ресурсів, а також ключову роль вищого керівництва в реалізації даного проекту.
На етапі розроблення ІСУ необхідно, в першу, чергу визначити склад галузей управління ІСУ та перелік відповідних стандартів з вимогами до окремих сфер управління, перелік, послідовність та взаємодію процесів, які підпадають під сферу застосування ІСУ, а також визначити конкретні вимоги згаданих стандартів, які використовуються в ІСУ. Моніторинг, вимірювання та аналіз ключових процесів ІСУ здійснюється за методологією ISO 9000.
Результатом розроблення ІСУ є відповідний комплект нормативної документації, склад та структура якого подібні до документації на систему управління якістю. Склад документації узагальнено представлено на рис. 4.
У [13] авторами запропоновано підхід на основі структурування функції якості, який дозволяє створити оптимальний за складом комплект документації на систему якості, що з успіхом можна використати для створення документації ІСУ.
Ефективному впровадженню ІСУ сприяє ґрунтовна підготовка внутрішніх аудиторів організації за напрямами застосування системи управління. Саме від аудиторів залежить визначення відповідності розробленої ІСУ встановленим вимогам. Для нормативного і методичного забезпечення проведення внутрішніх аудитів ІСУ доцільно використовувати [14] .
Створення та забезпечення ефективного функціонування ІСУ дає організації цілу низку зовнішніх та внутрішніх переваг, які представлено у таблиці 3.
Таблиця 3
Переваги від впровадження ІСУ
| Внутрішні переваги | Зовнішні переваги |
1. Удосконалення процесів управління за напрямами ІСУ 2. Збільшення лояльності та мотивованості персоналу 3. Підвищення компетентності персоналу, поліпшення умов праці та безпеки 4. Мінімізація втрат від інцидентів, аварій, нещасних випадків 5. Зменшення споживання матеріалів, електроенергії 6. Наявність ефективного інструменту управління у вищого керівництва | 1. Підвищення конкурентоспроможності організації 2. Відповідність вимогам національного законодавства, міжнародних і регіональних нормативних документів 3. Покращення іміджу та зростання довіри з боку замовників, партнерів, держави, суспільства 4. Зменшення шкідливих викидів та відходів 5. Покращення можливостей участі та перемоги у національних, регіональних і міжнародних тендерах на постачання продукції, виконання робіт, надання послуг |
Висновки
1.На сьогодні у світі швидко поширюється практика розроблення і впровадження ІСУ, які надають організаціям додаткові переваги у конкурентній боротьбі, сприяють зміцненню авторитету в суспільстві та серед партнерів, заощаджують ресурси, мінімізують втрати, підвищують задоволеність персоналу та замовників, готовність до аварійних ситуацій, зменшують шкідливі впливи на довкілля та загалом створюють основу для сталого розвитку організації.
2.Близькість підходів та вимог у стандарті на системи управління якістю, екологічного управління, управління промисловою безпекою та охороною здоров’я персоналу, соціального та етичного управління дозволяє виділити спільні принципи та елементи для побудови ІСУ, а саме процесний підхід, динамічний цикл Шухарта – Демінга, управління ризиками та управління знаннями.