2.5 Инструкции по использованию программного продукта

Для правильной и корректной работы базы данных оператор должен выполнить последовательность действий, обеспечивающих загрузку, запуск, выполнение и завершение работы программы:

- запустить базу данных: «Учёт.mdb»;

- выбрать «Запуск БД» для перехода в главное меню;

- форма «Главное меню» содержит четыре кнопки: «Данные» , «Отчеты» , «Гистограммы», «Архивы» . Нажатие на кнопки открывает соответствующие формы, позволяющие пользователю решить задачу.

«Данные» – открывает форму для просмотра, редактирования и ввода сведений. Формы «Просмотр» и «Редактирование» внешне выглядят одинаково. Однако, при выборе режима работы «Просмотр», данные в формах изменить нельзя. Для этой цели предназначен режим «Ввод и редактирование данных». Форма «Редактирование» не является общедоступной и перед входом проверяется формой «Проверка пароля», которая при вводе верного пароля в окно ввода открывает форму «Редактирование», при вводе неверного пароля в окно ввода база данных выдаёт сообщение “Неверный пароль. Повторите ввод пароля.”. Для возврата в предыдущее меню нажать на кнопку «Назад».

«Отчеты» – открывает форму, содержащую группу кнопок, позволяющих сформировать и вывести на экран или печать отчетные документы. Для возврата в предыдущее меню нажать на кнопку «Назад».

«Гистограммы» – открывает форму, содержащую 3 кнопки: «Группы», «Формы обучения», «Отделение». Нажатие на каждую из кнопок позволяет сформировать гистограмму, соответствую запросу. Для возврата в предыдущее меню нажать на кнопку «Назад».

«Архивы» - открывает форму, которая содержит кнопки для перехода на формы «Архив Выпускники» и «Архив Отчисленные студенты». Данный режим работы позволяет работать с архивами данных, выгружать данные, соответствующие запросам в таблицы архивов и выгружать данные из неё, формировать и выводить на экран или печать списки студентов, завершивших обучение по годам выпуска и по группам, списки отчисленных студентов за указанный период, из групп, по указанному основанию и ведомости качества успеваемости в связи с выпуском и по указанному основанию, ведомость процента отчисленных студентов. Для возврата в предыдущее меню нажать на кнопку «Назад».

Для работы с записями предназначены управляющие кнопки, которые делятся на 2 группы: кнопки переходов по записям и кнопки обработки записей.

¾ К кнопкам перехода по записям относятся:

- осуществляет переход к первой записи;

- осуществляет переход к предыдущей записи;

- осуществляет переход к следующей записи;

- осуществляет переход к последней записи;

- осуществляет поиск записи.

¾ К кнопкам обработки записей относятся:

- позволяет добавить запись;

- позволяет сохранить запись;

- позволяет удалить запись

- выводит записи на печать.

- позволяет закрыть форму.

- для завершения работы с базой данных необходимо нажать на кнопку «Выйти из БД» , которая находится на титульной форме, или на кнопку «Закрыть» в правом верхнем углу окна приложения MS Access.

Заключение

В результате проектирования и модернизации базы данных в рамках курсового проекта были исследованы:

1) предметная область, входные и выходные данные, принципы построения форм и таблиц в среде MS Access;

2) разработаны:

- техническое задание;

- функциональная схема базы данных;

- сценарий пользовательского интерфейса;