Реферат: Модернизация системы управления документами Еврокомиссии

- запросы граждан о получении доступа к документам;

- жалобы о нарушениях европейского законодательства;

- заявления об участии в конкурсах и отборах, прочие заявления;

- вспомогательные документы при подаче предложений по проектам и, где это уместно, сама форма предложения;

- статистические и финансовые данные, требуемые согласно законодательству Евросоюза.

Для документов, которые не требуют обязательного наличия подписи, в регламенте сформулированы требования к «должной идентификации» их отправителей. Все зависит от того, в каких условиях ведется переписка. Если документ влечет за собой юридические последствия (например, если в нем устанавливаются сроки исполнения или он содержит сведения, право ознакомиться с которыми имеет только адресат), то требуются более надежные гарантии идентификации. С другой стороны, в случае простого обмена информацией требования могут быть смягчены.

В случае ведения внутренней переписки между Еврокомиссией, ее Генеральными директоратами и Службами идентификация лиц осуществляется Службой аутентификации Еврокомиссии (ЕСАS).

При переписке между Еврокомиссией и партнерами (когда обмен документами идет по сетям с использованием взаимно согласованных процедур) идентификация выполняется с использованием заранее согласованных систем.

В случае переписки с широким кругом лиц и организаций (когда обмен документами идет при помощи Интернета или электронной почты) должная идентификация достигается путем:

- использования простой электронной подписи, за исключением тех случаев, когда требуется четкая и бесспорная идентификация автора и / или адресата (например, в целях обеспечения конфиденциальности передаваемой информации);

- выполнения процедуры аутентификации, реализованной в соответствующем программном Приложении Еврокомиссии;

- последовательного принятия пересылаемых документов отправителями / получателями. В данном случае в регламенте отмечается, что если при поступлении одиночного документа могут возникнуть сомнения в отношении его автора, то продолжающаяся переписка повышает уверенность в должной идентификации лица. При необходимости в конце процедуры может быть проведена дополнительная проверка.

Процедуры оцифровки документов

Еврокомиссия поставила цель создать полностью электронную систему управления документарными ресурсами, которая позволила бы постепенно перейти к исключительно электронным методам работы. Поэтому Еврокомиссия проводит систематическую оцифровку всех документов, созданных или полученных на неэлектронных носителях и особенно - на бумаге.

Оцифрованные документы создаются в форматах, обеспечивающих долговременную сохранность и читаемость, а также удобный доступ к содержащейся в документах информации. При сканировании бумажных документов предпочтительными являются форматы:

- PDF(РDF/А)и

- ТIFF (с минимальным разрешением 300 точек на дюйм).

Регламент требует от каждого Генерального директората и Службы организовать контроль качества оцифровки документов, включающий как автоматический контроль, так и ручную проверку наличия всех страниц, качества изображения и т.д.

Автоматический контроль осуществляется с использованием средств объединенной системы по оцифровке и распознаванию текста. При обнаружении ошибок в метаданных, дублирования и т.д. система автоматически извещает об этом ответственное за оцифровку подразделение Службы или Генерального директората. Оно и будет заниматься исправлением выявленных ошибок.

На этапе ручного контроля проверяется, все ли страницы были оцифрованы (особенно если документ был напечатан на двух сторонах листа), имеются ли перевернутые или нечитаемые страницы и т.д.

Уровень контроля должен быть пропорционален ценности и / или сроку хранения документа. Оригиналы сканируемых документов сохраняются в течение как минимум 6 месяцев с момента обработки (за это время должны быть исправлены все замеченные ошибки оцифровки).

Если бумажный оригинал не относится к числу тех документов, для которых наличие подписи является обязательным, и если иное не установлено явно иными нормативными актами, то по истечении периода, отведенного на контроль качества и проверку результатов оцифровки, этот бумажный оригинал уничтожается. Впоследствии любое требование о представлении данного документа удовлетворяется путем представления электронного образа документа.

Доказательная сила образа документа обеспечивается прежде всего благодаря должному документированию процедуры оцифровки начального (например, бумажного) документа. Все документы, относящиеся к процессу оцифровки, должны храниться постоянно. Это:

- документация, определяющая, какие документы оцифровываются;

- документация, описывающая процессы и процедуры;

- документированные результаты проверки качества оцифровки;

- документация, связанная с уничтожением оригинальных носителей информации.

Удивительно, но в нашей стране никто не поднимает вопрос о разработке законодательства, позволяющего переводить бумажные документы на другие носители с правом уничтожения бумажных оригиналов. А ведь именно отсутствие такого закона не позволяет в полной мере получать отдачу от внедрения современных информационных технологий в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике расходы на внедрение СЭД, электронных архивов, систем микрофильмирования окупаются как раз за счет сокращения расходов на ведение бумажного делопроизводства и на архивное хранение бумажных документов: за счет высвобождения дорогостоящей офисной площади, отводимой под бумажные архивы, за счет сокращения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.

Сохранение электронных документов