Реферат: Модернизация системы управления документами Еврокомиссии
Архитектура электронного хранилища основывается на следующих принципах:
- как правило, сохраняется один экземпляр документа в одном месте (возможны обоснованные исключения). Хранилище обслуживает все Службы и Генеральные директораты Еврокомиссии;
- архитектура хранилища учитывает тот факт, что требования при кратко- и среднесрочном хранении отличаются от требований при долговременном хранении. В этой связи электронное хранилище состоит из двух отдельных модулей;
- для активно используемых документов. При вводе в систему документы автоматически помещаются в это хранилище в оригинальном формате и / или в формате для длительного хранения. Они остаются в этом хранилище на протяжении всего срока хранения, если он не превышает 15 лет;
- для документов длительного срока хранения и исторических документов. Электронные и оцифрованные документы со сроком хранения свыше 15 лет, если они не уничтожены в ходе стандартной процедуры экспертизы ценности и уничтожения документов с истекшими сроками хранения, передаются вместе со всеми соответствующими метаданными в данное хранилище и только в формате, предусмотренном для длительного хранения.
С момента поступления документа в электронное хранилище изменения любого рода фиксируются в составе контрольной информации.
Созданные или полученные Еврокомиссией документы, подписанные простой или усиленной цифровой подписью, с момента регистрации становятся частью документарных ресурсов Еврокомиссии. Для каждого такого документа электронное хранилище создает отметку времени, подтверждающую:
- время ввода документа в систему, а также
- то, что электронная подпись, ключ, алгоритм и хэш были верны в момент ввода.
При наличии такой отметки времени (которая обновляется через определенный период) подлинность документа нельзя оспорить на том основании, что какой-либо из Элементов, использованный для создания электронной подписи и действовавший в тот момент, когда он был включен в состав документарных ресурсов, с того времени был отменен или устарел.
При необходимости создания бумажной копии электронного документа, выпущенного Еврокомиссией и снабженного простой или усиленной электронной подписью, такой документ распечатывается на бланке Еврокомиссии вместе с «электронной печатью», содержащей информацию об Электронной подписи и об отметке времени.
Дело в том, что с момента ввода в электронное хранилище электронная подпись сохраняется в оригинальном формате в течение кратко- и среднесрочного периода хранения. Эта электронная подпись хранится в хранилище для текущих документов и документов временного срока хранения.
В дальнейшем функции электронной подписи (т.е. гарантия целостности и аутентичности документов) выполняются Электронным хранилищем как таковым и проверяются с использованием «цифрового отпечатка» (хэша, дайджеста). Это позволяет отказаться от сохранения подписи в оригинальном формате.
Функциональные требования к электронному хранилищу
Электронное хранилище должно обеспечивать следующие минимальные функциональные возможности:
- регистрацию документов;
- размещение документов в дела;
- обеспечение сохранности документов и соответствующих метаданных;
- оцифровку и сохранение в формате для длительного хранения, а также распознавание текста;
- осуществление через определенные интервалы времени миграции из одного формата в другой и / или из одной компьютерной среды в другую с целью обеспечить читаемость и доступность документов на протяжении всего срока их хранения;
- управление версиями документа, отражающими ход разработки документа, а также версиями на различных языках;
- простановку отметок времени, удостоверяющих помещение в систему документов и соответствующих метаданных в указанный момент времени, а также их регулярное обновление;
- обеспечение неизменности подписанных электронной подписью документов с использованием дайджеста (хэша);
- управление доступом на основе предустановленных прав пользователей и подразделений владельцев документов;
- уничтожение дел, документов и их метаданных по истечении срока хранения, а также сохранение сведений об этих действиях в составе контрольной информации;
- наличие эффективных средств поиска, позволяющих быстро находить документы и их метаданные;
- средства создания, сохранения, экспорта и вывода на печать различных отчетов;
- обеспечение соответствующих климатических условий и физической защиты хранилища (поддержание заданной температуры и влажности, наличие сигнализации, средств защиты от пожара, хакеров, вирусных атак и от несанкционированного доступа);
- регулярное создание резервных копий и наличие «зеркального» сайта, дублирующего содержание электронного хранилища и готового заменить основной сайт в случае чрезвычайных обстоятельств.