Реферат: Научно-справочный аппарат

Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения)[4] , включающая следующие элементы:

· порядковый номер;

· делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

· заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела;

· аннотацию документов;

· крайние даты документов в деле (число, месяц, год);

· количество листов в деле.

При внесении заголовков дел в опись необходимо иметь в виду следующее:

· заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации дел; каждый заголовок включается в опись за отдельным порядковым номером;

· имеющийся на карточке заголовок должен быть точно, полностью внесен в опись; номер тома, если дело состоит из нескольких томов, проставляется с новой строки в этой же графе описи сразу за заголовком. Дальше с новой строки помещается аннотация документов. Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначаются словами «то же», а другие данные описательной статьи вносятся полностью.

Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по описи, регистрирует все особенности нумерации дел, отражает все изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех её экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. Если описи состоят из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последующем томе даётся также сводная итоговая запись по всем предыдущим томам. В итоговой записи указывается количество дел по данной описи, первый и последний номера дел по описи. Если в описи имеются пропуски номеров дел и литерные номера, наличие их оговаривается в итоговой записи.

Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления и заведующим архивохранилищем или хранителем фондов.

После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись, где указываются основания внесённых изменений. Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

Для описей всех фондов, независимо от их категории, обязателен следующий состав справочного аппарата:

· титульный лист;

· оглавление (содержание), если архивная опись имеет разделы;

· предисловие;

· список сокращений;

· переводные таблицы шифров (при необходимости).

Для описей фондов первой и второй категорий целесообразно составление указателей. При необходимости они составляются и для фондов третьей категории. Отличие справочного аппарата к описям дел фондов первой категории от справочного аппарата к описям дел фондов второй категории выражается в степени полноты предисловия, в составе указателей к описям.

На титульном листе описи помещаются следующие данные:

· полное название государственного архива,

· название фонда,

· номер фонда,

· номер описи (по листу фонда),

· название описи,

· крайние даты документов, внесённых в опись.

На начальном листе графленой формы описи ставится специальный штамп с указанием на утверждение описи: ЭПК (ЭК) и гриф утверждения описи руководителем архива.

При составлении титульного листа описи необходимо учитывать: