Реферат: Научно-справочный аппарат
· к каждой описи, если пересистематизация материалов проводилась только внутри каждой описи.
Для составления переводной таблицы шифров используется карточка, на которой производилось описание. Карточки систематизируются по порядку старых шифров.
Если имеются дела, ранее находившиеся в других фондах, то первыми помещаются карточки основного фонда, а вслед за ними других фондообразователей. В пределах каждого фонда карточки систематизируются по порядку номеров описей, а каждой описи – по номерам дел. Систематизированные карточки перепечатываются в таблицы.
Усовершенствование описей – комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня[5] . Проведение усовершенствования возможно для фондов любой категории. Категория фонда обусловливает очередность работы с описями, определяет степень необходимого повышения информационно-поискового уровня конкретной описи, состав справочного аппарата к описи.
Усовершенствование описей включает следующие виды работ: редактирование заголовков, составление необходимого справочного аппарата к описи, перепечатку описи.
Редактирование заголовков проводится с просмотром дел. Необходимость просмотра определяется при предварительном анализе качества заголовков. При редактировании заголовков проводится уточнение их по содержанию, установление корреспондента, места события, уточняется датировка, фондовая и структурная принадлежность дел.
Редактирование заголовков проводится по тексту второго экземпляра описи с последующей её перепечаткой или на карточках, с которых затем печатается новая опись. Первоначальная опись сохраняется и присоединяется к фонду. Все уточнения заголовков переносятся на обложки дел.
В целях повышения информативности описей проводится составление указателей. С помощью указателей устраняются также отдельные недостатки систематизации и формирования дел.
Для вошедших в научный оборот фондов, включающих материалы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определённого фондообразователя допускается составление специальных указателей фондовых включений. В них указываются номера и названия фондов и перечисляются номера дел, относящихся к этим фондам.
Описи дел, неудобные для пользования, а также имеющиеся в одном экземпляре, перепечатываются.
По завершении описания неописанных документов или переработки описей составляется акт, утверждаемый руководством архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учётную документацию.
2.2 Каталоги
Каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации[6] .
Каталогизация архивных документов – это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов [7] .
Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, в соответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.
Основные требования к системе каталогов госархива следующие:
· соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;
· рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;
· исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;
· исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.
Систематический каталог . В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам.
Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов. Методические указания по применению схем содержат методику организации и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов.
Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.
Предметный каталог . В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.
Именной каталог . В именном каталоге документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация – в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности. При значительном объёме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно.
Географический каталог . В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту геогра?