Реферат: Назначение средств оргтехники
Осуществление документных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документационной информации. Сокращение трудозатрат связанных с этими процессами и повышением качества работы с документационной информации достигаются внедрением в деятельность офиса технических средств в том числе и средств организационной техники. Применение технических средств должно быть направлено на то что бы документационная информация обладала свойствами полноты, достоверности и максимально отвечала запросам пользователей. Деловому человеку важно знать о возможностях информационной техники, уметь ее выбирать и ею пользоваться.
Оргтехника – это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно – технических работ, а управление – это процесс целенаправленной информации.
К оргтехнике, в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами. Средства оргтехники, применяемые на конкретной рабочем месте называют малой оргтехникой.
По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс.
К информационной технике следует отнести более узкий круг средств, а именно: средства, используемые для работы с бумажной и электронной информации. Во всех ее видах и проявлениях слабое использование информационной техники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управления персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям в виду отсутствия необходимой информации и другим не менее важным отрицательным последствиям.
Офисная информационная техника – это все технические средства, используемые для хранения, поиска, передачи и обработки информации в условиях современного офиса.
Современная номенклатура средств организации техники предполагает ее определение классификации в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенным признаком является классификацией по функциональным признакам, которые связывают процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностью средств оргтехники. Испытываемые затруднения при выборе соответствующей модели различных групп предназначения для реализации процессов обработки документов в офисе для оптимизации процессов выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов влияющих на процедуру выбора:
- Объем документного оборота.
- Возможные характеристики документопотоков
- Объем документов передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи
- Способ организации эксплуатации технических средств
- Объем копируемых документов, копируемых первично так и вторично
- Технологические и эксплуатационные характеристики оборудования
- Фирма-производитель данной техники
- Стоимость техники
- Стоимость расходных материалов, частота их замены
- Стоимость эксплуатации.
Классификация номенклатуры средств по функциональным признакам заключена в соответствующем ГОСТе.
Технические средства составления
И изготовления документов.
Пишущая машинка. Еще недавно незаменимый вид конторского оборудования все более вытеснил ПК, оснащенный принтером. Однако, они еще широко применяются при изготовлении документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с ПК. Современные ПМ весьма разнообразны, они делятся:
- По принципу действия – механические, электрические, электронные. Механические ПМ самые простые в дешевые, но и самые не удобные в работе. Электрические ПМ требуют от машинистки минимум усилий при нажатии клавиш, обеспечивая в то же время большое количество копий (до 12 штук). Утомляемость на Электрической машинке снижается, а производительность труда увеличивается. Электронные ПМ обладают всеми достоинствами электрических, обладают еще и памятью. Печатающаяся информация записывается в память для дальнейшего анализа и использования.
- По конструкции шрифтоносителя – рычажная, шаровая, дисковая. Печатающие механизмы у ПМ бывают рычажные и без рычажные. Рычажные имеют шрифтоносители, так называемые литерные рычаги, которые используются только в механических ПМ. Шрифтоносители у без рычажных ПМ могут быть: сферические сегменты, шаровые головки, литерные диски.
- По назначению – дорожная, канцелярская, специализированная. Дорожная – это переносные портативные ПМ индивидуального пользования. Канцелярские – настольные труднопереносимые. Среди них есть и механические и электрические, и электронные. К специальным ПМ, в зависимости от назначения, относятся: ПМ с шрифтом для слепых, для подготовки форм последующего тиражирования, стенографические, плоскопечатающие (для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и для нанесения надписей на чертежи (МПК- 1, Рот-Ринг).
- По конструкции каретки – со съемной или не съемной, с узкой (для печати на бумаге шириной 240 мм) или широкой (более 300 мм).
Конструкция ПМ в зависимости от колеса и типа во много подобны – любая ПМ имеет корпус с крышкой, клавиатуру, печатающий механизм с шрифтоносителем, каретку для транспортировки бумажного листа, бумагопроводящий механизм с бумагоопорным валиком и пружинными роликами, лентопроводящий механизм, обеспечивающий продвижение и размещение красящей ленты.
Пишущие автоматы. Пишущие автоматы (организационные автоматы) - это агрегатированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Пишущие автоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микровпроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.
Функциональные возможности пишущих автоматов шире, нежели у электронных ПМ:
* большие объемы оперативной памяти (до 1000 стр. текста);
* емкая внешняя память (несколько мгб);
* более удобное редактирование, приближающееся к возможностям
компьютерных редакторов.
*Широко известны такие автоматы, как Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, и др.
В настоящее время пишущие автоматы практически вытеснены персональными компьютерами, оснащенными принтерами, - стоимости их соизмеримы, но компьютер представляет существенно более широкие сервисные возможности.
Диктофонная техника. Диктофоны и магнитофоны широко используются для записи докладов, деловых писем, телефонных переговоров, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания на пишущей машинке или компьютере. Эта техника используется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонно-машинописные бюро.
Диктофон - это, по существу миниатюрный магнитофон, позволяющий записывать звуковую информацию и воспроизводить ее как в режиме обычного прослушивания через наушники и/или внешний усилитель с громкоговорителем, так и в режиме диктовки, предназначенном для перепечатывания информации на пишущей машинке или переписывания от руки.
Основными техническими характеристиками диктофонов являются:
* тип используемого магнитного носителя записи;
* скорость движения магнитного носителя при записи и
воспроизведении звука и возможность ее плавного регулирования;
* диапазон воспроизводимых частот, во многом определяющий
качество записи и воспроизведения звуковой информации;
* емкость магнитного носителя и время воспроизведения одной записи;
* возможность записи от встроенного микрофона и от внешнего
микрофона
* наличие дистанционного управления, в том числе и управления голосом (автоматическое включение при появлении звука и выключение при длительном его отсутствии);
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--