Реферат: Оформление заявления и приказа на предоставление отпуска
Слово "Основание" печатается от границы левого поля (без абзаца). Само слово "Основание" остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова "Основание" ставится двоеточие.
Основание: 1. График трудовых отпусков.
2.Заявление Дмитриева Д.К. от 04.02.2008 № 12
Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкции по делопроизводству организации и т.п.), исходя из их компетенции и содержания документа.
Виза на приказах оформляется по тем же правилам, что и на заявлениях.
Согласно п. 2.3.11. Примерной Инструкции по делопроизводству при визировании проектов приказов визы проставляются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа приказа. При его размножении на копиях визы не воспроизводятся.
Важнейшим реквизитом, придающим приказу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).
Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзацного отступа). При этом к наименованию должности (директор, ректор) обычно добавляется видовое наименование организации:
Директор завода, Ректор университета и т.п.
Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (обычно заместителя руководителя). Как правило, для придания приказу юридической силы достаточно подписи. Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.
После подписания приказ передается на регистрацию.
Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственным вопросам. В свою очередь, приказы по личному составу, имеющие 75-летний срок хранения, регистрируются отдельно от приказов по личному составу, срок хранения которых - 3 года после проведения налоговой проверки.
Приказы о предоставлении отпусков имеют срок хранения 3 года после проведения налоговой проверки 2.
Они регистрируются в одном журнале вместе с другими приказами по личному составу, для которых установлен аналогичный срок хранения. К их числу относятся приказы:
В пределах делопроизводственного года, который в большинстве организаций совпадает с календарным, при регистрации приказам присваивается порядковый номер (каждый год начиная с единицы). Чтобы приказы, относящиеся к разным группам не получили одинаковые регистрационные номера, к ним через дефис добавляются дополнительные условные обозначения (литеры), например: 1-л, 1-к, 2-л, 2-к и др.
Литера "к" обычно добавляется к номерам приказов, имеющих 75-летний срок хранения, а литера "л" - к номерам приказов 3-летнего срока хранения (в т.ч. к регистрационным номерам приказов о предоставлении отпуска).
2 Ст. 16.3. Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38; с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 28.04.2004 № 4).
Если в организации в течение года издается большое количество приказов о предоставлении отпусков, допускается регистрация приказов этого вида в отдельной регистрационной форме (журнале) с добавлением к порядковым регистрационным номерам иных литер, например литеры "о": 1-о, 2-о, 3-о и т.п. Такие приказы формируются в отдельное дело.
Для некоторых приказов о предоставлении отпуска по усмотрению организации может устанавливаться более длительный срок хранения, нежели 3 года, после проведения налоговой проверки. Если такой приказ может быть в дальнейшем использован при определении трудового стажа работника, размере его заработной платы и т.п., то хранить его следует 75 лет.
В таком случае приказ о предоставлении отпуска регистрируется в журнале (картотеке) регистрации приказов по личному составу 75-летнегно срока хранения и к его порядковому номеру добавляется литера "к".
После подписания и регистрации приказа с ним необходимо ознакомить работников, которых он непосредственно касается.
Факт ознакомления работника с приказом фиксируется в визе ознакомления, которая состоит из слов "С приказом ознакомлен(-а, -ы)", личной подписи работника и даты ознакомления:
С приказом ознакомлены:
Дмитриев Д.К. Дмитриев
19.03.2008
Велисов Р.К. Велисов
19.03.2008
При подготовке приказов допускается заранее впечатывать слова "С приказом ознакомлен(-а, -ы)" и расшифровки подписей, после чего работникам останется лишь проставить свои подпись и дату.
Если ТК или иными правовыми актами законодательства предусматривается, что для совершения нанимателем юридически значимых действий необходимо согласие работника (например, перенос части отпуска на следующий год (ст. 170 ТК), то это согласие рекомендуется отражать в визе ознакомления: