Подписание договора и проставление печати

Отдельным этапом договорной работы является подписание договоров, что, в свою очередь, требует регламентации полномочий по их подписанию. Особенно актуальным данный вопрос становится для крупных предприятий, в которых исполнительный орган физически не способен собственноручно подписать все договоры, да и не должен это делать в силу необходимости сконцентрировать свои усилия на стратегических вопросах развития субъекта хозяйствования. Подписание договоров тесно связано с распределением полномочий между директором, его заместителями и иными лицами.

В ОАО "Б" данный вопрос решен так. Право подписи договоров имеют:

- генеральный директор, лицо, исполняющее его обязанности, - в соответствии с Уставом ОАО "Б";

- заместители генерального директора, главный инженер - на основании и в соответствии с доверенностью.

При этом, как правило, договоры аренды и хранения подписываются генеральным директором или лицом, исполняющим его обязанности, главный инженер подписывает договоры, не связанные с оборотом товаров.

Право подписи договоров имеют другие работники ОАО "Б" на основании и в соответствии с доверенностью. Обычно другие работники ОАО "Б" подписывают договоры с потребителями Республики Беларусь.

Если договор подписывает лицо, не указанное в преамбуле договора, в договоре делается отметка с проставлением косой черты и указанием должности, фамилии, инициалов лица, подписавшего договор, а также его полномочий (исполнение обязанностей генерального директора на основании Устава, действие на основании доверенности).

Печать ОАО "Б", как правило, проставляется на договорах, подписанных генеральным директором, его заместителями, главным инженером. Допускается проставление печати на документах, являющихся приложениями к договорам и подписанных иными работниками ОАО "Б", а также на иных документах для подтверждения их происхождения от ОАО "Б". Отсутствие печати на договоре не влияет на заключенность договора, подписанного уполномоченным лицом. Проставление печати на договоре и относящихся к нему документах является обязательным в том случае, если между сторонами существует договор (соглашение), в котором прямо закреплено, что все последующие договоры между этими сторонами и относящиеся к ним документы должны скрепляться круглыми печатями сторон.

Регистрация, идентификация и хранение

Вопросы, связанные с присвоением реквизитов проекту договора, а также хранением документов являются составной частью документооборота компании и в значительной степени зависят от специфики ее деятельности. В рассматриваемой в качестве примера организации "Б" реализованы следующие подходы.

При заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б", исполнитель присваивает договору номер, состоящий из следующих частей: номер структурного подразделения, номер по порядку в данном структурном подразделении, год заключения. Если договор является разовым, индекс "год заключения" не ставится.

При заключении иных договоров, в том числе с поставщиками, используются реквизиты, присвоенные договору контрагентом. При заключении договоров аренды номер присваивается договору по порядку с соответствующим индексом в зависимости от местонахождения арендуемого имущества.

Структурные хозяйственные отделы регистрируют заключенные договоры с поставщиками продукции в специальном журнале в хронологическом порядке. Допускается вести электронный учет заключенных договоров. Заключенные договоры хранятся в отделе, который их зарегистрировал, с разбивкой по поставщикам.

В аналогичном порядке в отдельном журнале регистрируются заключенные договоры и направленные проекты договоров с потребителями. Договоры аренды регистрируются в книге договоров аренды юридического отдела и хранятся в данном отделе с разбивкой по базам и годам.

Ответственность за ведение журналов и книги регистрации договоров, своевременность внесения записей, их достоверность, возлагается на начальника соответствующего СХО.

Все остальные договоры хранятся в управлении бухгалтерского учета, отчетности и контроля с разбивкой по годам в хронологическом порядке.

Не позднее 5-го числа каждого месяца начальник СХО обязан представить в юридический отдел сведения о заключенных договорах с поставщиками для формирования единой базы по ОАО "Б".

Договоры со всеми документами и приложениями хранятся в соответствующих отделах в течение всего периода их действия, а после его окончания в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству ОАО "Б", сдаются в архив по истечении установленного срока, но не ранее истечения срока исковой давности с момента осуществления последней поставки либо последнего платежа по договору.

Отдельные виды договорных обязательств

Помимо "процессуальных" положений, по нашему мнению, целесообразно поместить в документ, регламентирующий организацию договорной работы, нормы, относящиеся к условиям используемых в деятельности субъекта хозяйствования договоров. Наличие таких положений стандартизирует деятельность специалистов по договорной работе и повышает качество внутрифирменных бизнеспроцессов. При этом для особых "зон риска", к которым традиционно относятся внешнеэкономические сделки, сделки с использованием бюджетных средств и некоторые иные, полагаем не лишним будет продублировать в локальных актах предприятия императивные положения законодательства Республики Беларусь.

Например, в ОАО "Б" зафиксированы следующие положения.

Независимо от вида заключаемого договора в нем, как правило, должны присутствовать следующие обязательные условия: стороны договора; предмет договора; срок действия договора; имущественная ответственность сторон; порядок изменения и расторжения договора; порядок рассмотрения споров; дата заключения договора; место заключения договора; надлежащие собственноручные подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени. Условия в части расчетов (цена, срок и порядок расчетов и другие) в договорах с потребителями могут быть изложены в спецификациях и (или) счетахфактурах, являющихся частью договора.

В договорах, опосредующих осуществление торговой посреднической деятельности, в качестве обязательного условия должна быть определена цель приобретения товаров. Договор закупки товаров, работ, услуг, оплачиваемых за счет бюджетных средств, должен содержать полное наименование и юридические адреса сторон, место и дату составления (заключения) договора, предмет договора, цель (цели) приобретения товаров, цену (тариф), размер вознаграждения по договору комиссии, поручения, источники финансирования, общую сумму обязательств по договору с выделением суммы обязательств на текущий финансовый (бюджетный) год, порядок оплаты, форма расчетов, способ передачи товара, выполненной работы или результатов исследований, срок действия договора, ответственность сторон за нарушение условий договора, качество товара (работ, услуг) и гарантийные обязательства поставщика (подрядчика). В случае если названным договором предусмотрена выборка товара, то в договоре закрепляется обязанность по письменному уведомлению о готовности товара к передаче.

Во внешнеторговом договоре обязательно указываются сведения о дате и месте заключения договора, предмете договора, количестве, качестве и цене товара, условиях расчета и поставки, валюте платежа, сроках поставки товаров, ответственности сторон, порядке разрешения споров, а также названиях, юридических адресах и банковских реквизитах договаривающихся сторон. В нем также должны присутствовать условия о возврате суммы денежных средств в случае непоставки или недопоставки товара в установленные сроки с целью соблюдения требований законодательства Республики Беларусь о ВЭД, а также ответственность за несвоевременный возврат денежных средств.

С учетом специфики деятельности ОАО "Б" в локальном акте также зафиксированы особые требования к содержанию внешнеторгового договора, опосредующего импорт в Беларусь товаров в пластмассовой, стеклянной таре, таре на основе бумаги и картона, и внешнеторгового договора, заключенного с резидентом Российской Федерации (в части передачи документов, подтверждающих уплату НДС).

Контроль за исполнением

Еще одним немаловажным этапом в организации договорной работы будет регламентация контроля за исполнением обязательств. При этом можно выделить две зоны контроля - за исполнением собственных обязательств и обязательств контрагентов.

В ОАО "Б" контроль за исполнением договоров в части соблюдения сроков поставки и оплаты, условий в части количества и качества, а также иных условий покупки и поставки осуществляется исполнителем.

Контроль за наличием и состоянием дебиторской задолженности осуществляется начальником СХО в соответствии с локальными актами ОАО "Б". О ходе взыскания дебиторской задолженности, результатах рассмотрения исковых заявлений, ходе исполнительных производств юридический отдел информирует всех заинтересованных по их запросу.

Особенности заключения и исполнения договоров с контрагентами, имеющими просроченную задолженность перед ОАО "Б", устанавливаются локальными актами.

Обращаем внимание читателей, что центральное место в контроле за исполнением обязательств занимает претензионноисковая работа, эффективную организацию которой постараемся осветить в следующей статье.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ