Реферат: Організація и проведення PR-кампаній

2. Брифінг для ЗМІ

Брифінг — це короткий оперативний виступ перед пресою за темою певних важливих подій, які щойно відбулися. Повідомлення на брифінгу носить однобічний характер з короткою ілюстрацією конкретних фактів. Різниця між прес-конференцією і брифінгом — у часових відрізках, які на них виділяються. Брифінг не може бути більше 20-30 хв. Такий короткий часовий відрізок припускає, що ведучий брифінгу має тримати ситуацію в руках. 10 хв, як правило, приділяється виступаючому, 10-20 хв — на бліц-відповіді на запитання журналістів. Брифінг можна провести стоячи, не розсаджуючи журналістів і виступаючих за столи. Брифінги організують у випадках надзвичайних подій, суспільних скандалів (масових отруєнь, зривів у роботі транспорту, зв'язку і т.д.), щоб дати пояснення тому, що трапилося, його причинам, негайно запобігти можливим помилкам і перебільшенням із цього приводу, розповсюджувані через ЗМІ.

Правила проведення прес-конференцій і брифінгів:

1. Добитися чіткого визначення теми, мети і відповідної підготовленості (статистичні дані, графіки). Необхідні змістовність і значеннєва насиченість викладу, вичерпна аргументація будь-якої оцінки, будь-якого висновку.

2. Підготувати матеріал для роздачі. Він повинен бути складений так, начебто про все, що трапиться на прес-конференції ніхто ніколи і нічого не чув. Чим простіше термінологія і зрозуміліше суть, тим легше досягти зворотнього зв’язку з боку журналістів.

3. Докладно продумати сценарій ходу прес-конференції, враховуючи, хто що скаже, яку роль і коли буде відігравати та чи інша відповідь представника компанії.

4. Вітати журналістів доброзичливо, але не перебільшувати. Обов'язковим є представлення учасників і оголошення пропонованого плану конференції.

5. Використовувати максимально короткі доповіді і демонстрацію будь-якого наочного матеріалу, оскільки журналісти постійно чують нові заголовки для своїх статей і повідомлень.

6. Використовувати логічно послідовну аргументацію, уникаючи внутрішніх протиріч у повідомленні.

7. Запланувати досить часу на запитання журналістів, не створюючи ситуацію фрустрації, незадоволеності у зв'язку з несправдженими очікуваннями.

8. Відслідковувати тривалість прес-конференції — максимум 40 хв, після чого забезпечити можливість роботи журналістів з окремими учасниками.

9. Пам'ятати, що журналісти не вірять в альтруїзм. Тому слід не заперечувати своїх власних бізнес-інтересів, але чітко і упевнено презентувати користь ідеї або продукту для третіх осіб; кращий варіант — коли ясно видна вигода для обох сторін одночасно.

10. Намагатися бути щиро, підкреслено доброзичливим стосовно всіх журналістів. У журналістів існують такі професійно значимі особистісні якості, як загострене почуття справедливості і високорозвинене почуття власної гідності.

3. Презентація

Презентація — самостійна акція, яка може виступати у формі прийому, представлення компанії, перших осіб, нової продукції компанії запрошеній аудиторії. Як правило, презентація компанії проводиться із приводу її відкриття або створення, щорічної демонстрації нових досягнень, нових видів продукції, послуг, нової особи компанії. Презентується те, що можна побачити, доторкнутися, спробувати або прочитати. При виході на нові ринки збуту також організується презентація компанії в країні, де відкривається філія, підрозділ або представництво. Презентації відрізняються від прес-конференції насамперед більшою кількістю запрошених від різних суспільних кіл, більшим акцентом на культурну програму, а головне — тематикою. Якщо прес-конференції звичайно присвячені проблемним темам, то презентації пов'язані з певними конкретними результатами в діяльності компанії, до яких є зміст залучити увагу ЗМІ та громадськості. Презентації влаштовуються для потенційних споживачів, покупців, партнерів, інвесторів, обов'язково запрошуються представники ЗМІ. Тривалість презентації в кожному конкретному випадку залежить від матеріалу, що представляється. Природньою особливістю всякої презентації є обмеженість її тривалості. Презентація, як і прес-конференція, передбачає сесію питань-відповідей.

Проведення презентації включає наступні етапи.

1. Визначення мети і пріоритетів компанії в області залучення нових клієнтів, формування іміджу компанії, залучення нових партнерів, у тому числі вигідних постачальників, інвесторів, поліпшення відносин з місцевими органами влади, певними колами громадськості.

2. Обґрунтування концептуалізації презентації шляхом формування ідеї, визначення місця і строків проведення, складу учасників і розмірів сукупних витрат. Доцільно починати презентацію в другій половині дня, її тривалість не більш 4 год, у тому числі урочиста частина і культурна програма — 1,5-2 год, фуршет — 2 год.

3. Розробка програми презентації. Призначається відповідальний (ведучий), що займає високий пост в адміністрації компанії і володіє ораторським мистецтвом та навичками міжнародного етикету. Як правило, сценарій презентації наступний:

· ведучий представляє керівників компанії і важливих гостей;

· показуються рекламні фільми тривалістю 7-12 хв із сюжетами, що відбивають ідею презентації (інноваційність, суспільна значимість, актуальність і оригінальність об'єкта презентації);

· ведучий надає слово керівникам компанії для коротких повідомлень на 2-3 хв із демонстрацією зразків, макета нових видів продукції, технологій;

· приділяється час на запитання присутніх і відповіді на них керівників компанії і провідних спеціалістів;

· ведучий надає слово гостям для виступу з побажаннями, коментарями, поздоровленнями, реченнями і конструктивними зауваженнями; передбачається вручення сувенірів, пам'ятних альбомів, значків, адрес;

· заключна частина припускає проведення банкету, фуршету, неформальний обмін інформацією, контакти і інші форми ділового PR-Спілкування.

Ведучому корисно знати типи питань, здатних нести загрозу для презентації: питання -сховане заперечення, захисне питання, питання-випробування, питання-демонстрація, питання-виклик і т.п.

1. Питання-заперечення — задається в ситуаціях, що суттєво загрожують інтересам того, хто це питання задає. Упоратися із цим можна за допомогою звичайних прийомів:

· не займати оборонну позицію;

· переформулювати питання для себе;