Реферат: Організація і технологія конфіденційного діловодства

Таким чином, склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, спосіб їх захисту визначаються суб'єктом господарювання самостійно з урахуванням положень Постанови КМУ №611, а також вимог чинного законодавства.

Для забезпечення безпеки господарської діяльності та захисту законних інтересів суб'єктів господарювання чинним законодавством України передбачене віднесення комерційної таємниці до об'єктів права інтелектуальної власності. Це створює певні особливості правового статусу конфіденційної інформації, бо надає широкі можливості правової охорони і захисту від протиправних дій.

Так, відповідно до ст. 506 Цивільного кодексу України майновими правами інтелектуальної власності на комерційну таємницю є:

· право на використання комерційної таємниці;

· виключне право дозволяти використання комерційної таємниці;

· виключне право перешкоджати неправомірному розголошенню, збору або використанню комерційної таємниці;

· інші майнові права інтелектуальної власності, встановлені законом.

Так, згідно зі ст. 162 Господарського кодексу України суб'єкт господарювання, що є власником технічної, організаційної або іншої комерційної інформації, має право на захист від незаконного використання цієї інформації третіми особами, за умов, що ця інформація має комерційну цінність у зв'язку з тим, що вона не відома третім особам і до неї немає вільного доступу інших осіб на законних підставах, а власник інформації вживає належних заходів до охорони її конфіденційності.

Проте відповідно до ст. 30 Закону України «Про інформацію» інформація з обмеженим доступом (комерційна таємниця) може бути поширена без згоди її власника, якщо ця інформація є су спільно значимою, тобто якщо вона є предметом громадського інтересу і якщо право громадськості знати цю інформацію переважає над правом її власника на її захист.

2. Організація роботи з конфіденційним діловодством

Конфіденційне діловодство – це окремий напрям діловодства. Для забезпечення його ефективного функціонування важливе значення має розроблення спеціальної інструкції та додатків до неї, складання списку конфіденційної інформації, проставлення грифа обмеження доступу. При веденні конфіденційного діловодства слід приділити увагу відповідній підготовці документів, що містять комерційну таємницю, належному порядку робіт з ними, зокрема на електронних носіях.

Конфіденційне діловодство здійснюється шляхом вирішення комплексу організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-пошукових заходів, спрямованих на запобігання розголошення інформації з обмеженим доступом та втратами її матеріальних носіїв. Технологічні процеси цієї практичної сфери діяльності загалом базується на тих самих принципах, що і загального (відкритого) діловодства, але відрізняються низькою суттєвих відмінностей.

До організаційно-технологічних особливостей конфіденційного діловодства належать:

· жорстке регламентування складу документів та процесу документування, у т.ч. і стосовно проектів створюваних документів;

· облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їх проекти;

· реєстрування максимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;

· фіксування проходження кожного документа та місця його перебування;

· проведення систематичних перевірок наявності документів;

· дозвільна система допуску до документів і справ;

· суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;

· персональна та обов`язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок користування ними.

Сукупність організаційних, трудових та інших аспектів організації роботи з конфіденційною інформацією може бути подана в Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – Інструкція).

Основними завданнями локальної Інструкції є встановлення загальних правил збереження інформації, яка наявна у документах обмеженого доступу, єдиного порядку документування й організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – КТ). Таку інструкцію розробляють для захисту підприємства від несанкціонованого витоку інформації. Для цього винаходять нові методи удосконалення роботи з документами, що містять КТ, методи організації захищеного документообігу та його упорядкування, принципи оптимізації технологічних процесів роботи з документами, що містять КТ.

При розробці Інструкції слід керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893, Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних документів на архівне зберігання, затвердженою спільним наказом Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації і Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (нині Держкомархівом України) від 3 березня 1997 року №25/7 та відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.

Усі працівники, які займаються веденням діловодства на підприємстві, мають бути ознайомлені з правилами та положеннями Інструкції під розписку при прийнятті на роботу, а також у разі внесення до неї змін або доповнень.

Інструкція може складатися з таких розділів:

· Загальні положення.

· Перелік відомостей, що становлять КТ.

· Підготовка службових документів, що містять КТ.