Реферат: Организационные коммуникации, их функции и проблемы
В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.
Кроме того, организационные коммуникации включают в себя:
кодирование – это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника;
передачу сигнала – цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала;
расшифровку-прием – чтобы процесс коммуникации был завершен необходимо, чтобы сигнал был расшифрован;
обратную связь – источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе.
3. Основные проблемы организационных коммуникаций
Специалисты по коммуникациям считают, что, во-первых , наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки являются единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Норберт Винер назвал эту проблему энтропией , т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.
Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т.п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки.
Возможные препятствия на пути коммуникаций можно представить следующим образом:
Исходная информация
|
Отправитель и получатель имеют разные индивидуальные особенности Отправитель и получатель имеют разное восприятие Слова имеют разный смысл Шум |
Информация искажена
Рис. 1. Препятствия на пути коммуникаций
Известны многочисленные руководства и правила, направленные на обеспечение эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникаций. Основной упор в них делается на то, чтобы снять всякие помехи и барьеры, относящиеся к поведению лиц, получающих деловую информацию.
Очень часто, следствием «неправильных» коммуникаций или отсутствия организационных коммуникаций является снижение эффективности работы целого предприятия. Например, люди работают над каким-либо проектом, но не знают, что иное подразделение в компании работает над таким же или подобным ему вопросом, или похожий проект выполнялся пару лет назад, и задача уже получила решение.
«Если бы компания «Хьюлетт-Паккард» знала все, что знает компания «Хьюлетт-Паккард», она была бы в три раза прибыльнее», – заметил Лью Плат, президент корпорации «Хьюлетт-Паккард». Эти слова актуальны для любой компании, организации или фирмы. Технологии управления знаниями, информацией могут и должны использоваться для увеличения эффективности деятельности организации, устраняя двойную работу. Эффективность – это возможность просто и быстро использовать свой предшествующий опыт и опыт других людей.
Можно сформулировать ряд вопросов, ответы на которые характеризуют эффективность использования организационных коммуникаций:
1) насколько легко сотрудники находят информацию, необходимую для повседневной работы?
2) занимаются ли группы или отдельные сотрудники одними же и теми проблемами повторно?
3) поощряется ли в организации совместная работа, обмен информацией, поиск новых возможностей для обмена информацией?
Во-вторых, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия четко функционирующей обратной связи , качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Отправитель информации ждет, чтобы получатель информации каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.
Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.
Для руководителя обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.